Спочатку необхідно розпланувати виконання завдань на найбільш зручні періоди. Щоб уникнути можливих проблем в майбутньому, слід виділити найбільш важливі завдання і зробити їх першочерговими.

Рекомендується придумати позначення, за якими буде відразу зрозуміла черговість і важливість завдань. Прикладом може служити використання червоних і зелених папок, колір яких символізує терміновість запланованої в знаходяться документах роботи.

Плануйте робочий день з вечора

Найпродуктивніший час – перша половина дня. Не варто витрачати його на планування. Якщо з вечора накидати план на наступний день, вранці ви зможете відразу зайнятися роботою. Ви не забудете за ніч про важливий дзвінок або інша справа. Всі потрібні справи будуть записані в щоденник.

Закінчивши планування майбутнього дня, ви зможете спокійно піти з роботи, «відключитися» від проектів і завдань.

Розбивати великі справи на маленькі

Саме завдяки таким маленьким справах і буде формуватися велика справа. Потрібно просто «з’їсти слона по частинах». Роблячи міні-кроки кожен день, в результаті ви впораєтеся з тим великим справою, яке лякало спочатку.

Методика маленьких кроків дуже ефективна. Краще робити повільно і мало, ніж не робити взагалі.

А ще можна делегувати частину тих справ, які не подобається робити.

Спочатку робіть термінові і важливі справи

Все, що не терміново або байдуже, можна відкласти на другу половину. Це дозволить вам швидше рухатися вперед і виконувати пріоритетні завдання на свіжу голову. Навіть якщо у вас не вистачить часу на термінові і не важливі справи, все найнеобхідніше ви будете робити вчасно.

пріоритетність

Перш, ніж приступати до будь-якої діяльності, визначитеся з пріоритетами: розставте заплановані події в порядку їх важливості, почавши зі строкових і більш вагомих. Слід навчитися розділяти або класифікувати справи на термінові, які слід виконати в зазначені терміни, і важливі – обов’язкові для виконання, але не настільки обмежені часовими рамками.

Важливими можуть бути не тільки ті завдання, які поставив керівник вищої ланки, а й ті, що безпосередньо впливають на інших співробітників, змушуючи їх простоювати. Як приклад: на меблевому виробництві в першу чергу слід братися за розкрій матеріалу, щоб усі, хто буде з ним працювати, не простоювали, а потім – за іншу роботу, якщо на вас повісять кілька операцій.

встановіть термін

Слід завжди займатися плануванням термінів, щоб мати чітко позначений час для роботи. Наявність встановлених термінів дозволяє не зривати план і постійно дотримуватися складеного графіка.

встановіть таймер

Візьміть телефон і встановіть таймер на якийсь час. Протягом його працюйте, ні на що не відволікаючись – ні на електронну пошту, ні на дзвінок колезі або додому, ні на поливання квітів на підвіконні. Дайте собі зрозуміти, що для всього цього буде час потім, коли просигналить таймер, і ви будете вільні. А поки – максимальне зосередження на роботі.

уміння відмовляти

Концентрованість на одній роботі або проект дозволить швидше, якісніше і ефективніше виконати її. Відсутність факторів, які відволікають, позитивно позначається на працездатності. Метання між парою проектів, постійні відволікання, наприклад, щоб допомогти співробітникові, відображаються на результаті негативно. Але і тут повинен бути баланс: принцип «працюю сам по собі» відриває людей від колективу. Навчіться ставити свої інтереси вище інтересів співробітників в розумних рамках, також не бійтеся відмовляти їм.

Зосередьтеся

Під час роботи не можна відволікатися, так як регулярне відкладання справ на невеликі проміжки часу може призвести до сумних наслідків. Окремою проблемою, яка має велику значимість під час роботи, є прокрастинація, при якій людина починає витрачати час на різні дрібниці замість виконання поставлених завдань. Потрібно поговорити з друзями і близькими про те, щоб вони не відволікали вас в робочий час, і в подальшому не змішувати роботу з особистим життям.

концентрація думок

За твердженням вчених, в голові людини за одну хвилину проноситься в середньому сорок дев’ять думок. Не можна навчитися самостійно працювати, якщо в голові постійно присутня велика кількість зайвої інформації. Саме тому необхідно звикнути зосереджуватись на одній важливій справі.

Розумним рішенням буде на час звільнитися від телефону або будь-якого іншого засобу зв’язку (необов’язково вимикати, можна просто прибрати звук), попросити колег або родичів на час не відволікати. Повною концентрації уваги робота стане більш плідною, і для її виконання знадобиться набагато меншу кількість часу.

Кава – тільки після обіду

Кава стимулює мозок, але його ефект пропадає з часом. Часто пити каву не можна. Якщо вам подобається цей напій, то краще випити його після обіду, коли «батарейки» вимагають підзарядки. Якщо пити каву з ранку, то вже до обіду ви будете відчувати втому.

Як же «розбудити» себе вранці і налаштуватися на робочий лад? Замість кави відмінно підходить зарядка.

Порядок на робочому місці

Неможливо зрозуміти, як навчитися швидко працювати, поки не буде порядку на робочому місці. Якщо стіл зайнятий стосами листочків і блокнотів з незрозумілими записами, ручками, олівцями, залишками їжі (що, на жаль, теж нерідко зустрічається), про економію часу буде говорити марно. Той хаос, який присутній на робочому місці, створює негативну енергетику. Цей стан поселяється в думках і діях. Навіть просте завдання буде супроводжуватися безліччю непотрібних рухів, коли неможливо ніде нічого знайти.

Якщо всі предмети будуть акуратно складені по своїх місцях, час на пошук буде скорочено до мінімуму. В голові з’явиться ясність і розуміння того, що саме потрібно зробити зараз і як планувати подальшу роботу.

Забезпечте яскраве освітлення

Велика частина офісів тримає освітлення на рівні 300-500 лк (одиниця освітленості). Однак дослідження показують, що якщо рівень освітлення підняти до 2000 лк збільшує продуктивність роботи на 8%. Щоб ви розуміли масштаби цих цифр, варто згадати, що природне освітлення в сонячний день (не мається на увазі пряме попадання сонячних променів) дорівнює 10 000 лк.

Так що подбайте про гарну лампі. Зрештою, навряд чи ваше начальство буде заперечувати, якщо ви встановите в своїй настільній лампі лампочку інший потужності.

Знайдіть час відпочити

Практика показує, що яким би цікавим не було заняття, концентрація уваги на ньому знижується після 30-60 хвилин занурення в справу. Зважаючи на це рекомендується періодично робити перерви, перемикатися на інші види діяльності.

Не дарма на багатьох виробництвах існують 5-10-хвилинні перерви через кожну годину або два.

Залежно від виду діяльності, цей час необхідно витратити на зарядку або розминку, або ж навпаки, присісти і трохи відпочити, чого-небудь випити або перекусити. Головне, кардинально змінити свій стан: сиділи за комп’ютером – проведіть перерву активно, стояли за верстатом – краще присядьте.

Не користуйтеся допізна

Не всі великі люди проводили весь свій день за роботою. Наприклад, філософ Мішель Фуко працював тільки з 9 до 15:00. Бетховен працював зі сходу сонця і до полудня. Ніхто з них не висиджував навіть 12 годин. Відомий письменник Том Роббінс займався своєю роботою не більше 3 годин на день.

більше відпочивайте

Навіть в свої недовгі робочі дні, великі люди дуже часто відволікалися від свого заняття і влаштовували собі перерву. Сократ, наприклад, часом міг просто зупинитися по серед вулиці і не рухатися протягом декількох хвилин. Бетховен, як відомо, щоранку робив невелику пробіжку або просто прогулювався по алеї. Він часто називав таке проведення часу «роботою під час прогулянки».

Робіть собі тривалий відпочинок

Всі великі люди кожен день відволікалися на кілька годин від своєї роботи для того, щоб дати своєму мозку трохи відпочити і відновити своє творче рівновагу. Бетховен брався до роботи ще на світанку, але вже в два – третій годині дня дозволяв собі розслабитися. Виходить, що кожен день між роботою у нього було 14 годин. Віктор Гюго також писав свої твори тільки вранці, присвячуючи весь день і вечір відпочинку. Черчілль ніколи не брався до роботи ввечері.

Правило п’ятнадцяти хвилин

Для розуміння того, як навчитися правильно працювати, необхідно прислухатися до свого біологічного ритму. Деякі люди відчувають фізичну активність рано вранці, до деяких натхнення приходить лише до заходу сонця. У будь-якому випадку приступати до будь-якої роботи слід поступово. Для початку необхідно встановити собі відрізок часу в п’ятнадцять хвилин. Після його закінчення рекомендується трохи відпочити або просто відволіктися (достатньо кількох хвилин), потім знову приступити до роботи. З кожним днем відрізок часу слід збільшувати, поки повністю не зникне в ньому необхідність (організм сам буде сигналізувати про бажаному відпочинку). Це нескладна вправа гарантує відсутність втоми і підвищення продуктивності після таких пауз. Особливо актуальною така практика буде після відпустки або великої перерви в роботі.

структурування задач

Корисною буде здатність групувати подібні завдання по якомусь критерію, складати план і / або графік їх виконання. Зі складними дорученнями краще справлятися поетапно, розбиваючи їх на дрібні кроки. Таким чином, і прогрес помітний, і психологічно будете знати, що він є, якою б масштабною не була задача. Також підхід дозволяє контролювати себе самостійно, аналізуючи способи досягнення мети, їх доцільність, бачити, наскільки близькі ви до мети, як швидше її досягти і т.д.

Досягнення кожної незначної перемоги / цілі може бути винагороджено, будь це смакота, нова річ або відпочинок на природі в найближчі вихідні.

Тренуйтеся

Ел Гор, наприклад, кожен день о третій годині переривав роботу і робив невелику пробіжку. Ніцше писав, що під час таких прогулянок він робив нотатки в блокноті, з яких потім він створював справжній витвір. Ранкові прогулянки Мандели стали просто легендарні після одного випадку, коли він запросив дуже наполегливого журналіста, занадто довго домагався у нього інтерв’ю. Зустріч була призначена на 5-й годині ранку. Але журналістці вдалося небагато довідатися у вічно біжить Мандели, під кінець зустрічі вона так сильно захекалася, що не змогла більше задавати питання.

Слухайте білий шум

Музика завжди піднімає настрій, але навряд чи вона впливає на швидкість. Як пише Psychology Today, прослуховування музики зі словами змушує мовні центри мозку приділяти більше уваги текстам пісень, ніж поточної задачі, якщо потрібно читати, писати або говорити.

Прослуховування нової музики також не сприяє продуктивності. Нова музика незнайома, і так як мозок любить новизну, під час прослуховування відбувається викид допаміну. Це привертає вашу увагу до музики і відволікає від роботи. Таким чином, навіть якщо ви слухаєте класичну музику або саундтреки до фільмів, де зазвичай немає слів, але ця музика нова для вас, вона може порушити вашу концентрацію.

Але що робити, якщо на робочому місці занадто шумно або ви втомилися слухати ці дратівливі звуки клацають клавіш або розмови колег?

Білий шум – ваше рішення.

За даними Journal of Consumer Research, навколишній шум на помірному рівні гучності ідеально підходить для підвищення творчої продуктивності. Навушники з шумозаглушенням і відтворення білого шуму дозволяють повторити цей ефект.

Білий шум підтримує концентрацію, тому що він постійний. Він звучить однаково, і ваш мозок звикає до нього. Звукові відволікаючі фактори більше на вас не діють. Це підвищує вашу концентрацію на поточному завданні і дозволяє вам працювати швидше.

Пишіть коротше

Дослідники стверджують, якщо ви пишете довгі e-mail листи, більш ніж на 140 символів, то ви швидше за все просто не знаєте, що хочете сказати. Звичайно, бар’єр цей досить умовний, але зерно істини в цьому твердженні є.

Намагайтеся висловлювати думки максимально стисло, чітко і ясно. Так буде простіше і для вас, і для адресата листи. Втім, про найпростішому етикеті ділового листування теж забувати не варто – вітання співрозмовника, підпис в кінці листа, ввічливий діловий тон і т.д.

Чи не задавайтеся питаннями

По крайней мере, на початку роботи. Спробуйте 15 хвилин просто сісти і робити свою роботу, не переймаючись питаннями, чи добре ви це робите, чи правильно ви це робите, а може, треба було спочатку зробити щось інше, а може, варто було проконсультуватися з колегою або керівником. Просто сидите і робіть. Це допоможете взяти робочий настрій. А потім можна буде і проконсультуватися, і переробити, і переключитися на більш термінова справа, якщо потрібно.

Знайдіть партнера по відповідальності

Гретхен Рубін, відомий дослідник людської природи і щастя, недавно випустила книгу «Чотири тенденції» (The Four Tendencies), в якій розповідається, як люди реагують на очікування. Вона виявила, що людство ділиться на чотири категорії: «поборники», «запитувача», «обов’язкові» і «бунтарі».

Більшість людей ставляться до категорії обов’язкових. Вони з готовністю виправдовують зовнішні очікування, але ніяк не можуть відповідати очікуванням внутрішнім. Наприклад, обов’язкова людина ніколи не порушує дедлайни, але при цьому не може знайти час для тренувань.

Щоб допомогти їм виправдати і внутрішні очікування, «обов’язковим» важливо забезпечити зовнішній контроль за цими внутрішніми цілями. І один з найпотужніших інструментів – це партнер по відповідальності.

Ніхто не хоче підвести інших людей або здатися ледачим і непродуктивним. Така людська природа. Так, наприклад, можна пообіцяти керівнику або колезі, що будете писати 1000 слів кожен день, і дозволити їм регулярно перевіряти вас – відмінна мотивація на те, щоб робити це і працювати більш ефективно.

своєчасна допомога

Як навчитися працювати плідно, можуть підказати оточуючі (колеги, друзі або родичі). Це не жарт і не банальна фраза, оскільки в даному виразі є раціональне зерно. Йдеться про тих людей, які звикли робити все самостійно і ні за що не погоджуються давати доручення іншим, а тим більше просити про допомогу. Надмірний перфекціонізм заважає їм зрозуміти, що хтось може впоратися із завданням не гірше. Слід відкинути зайві амбіції і сфокусуватися на своїх сильних сторонах. Робити самостійно тільки те, що інші ніяк не зможуть повторити. Всі інші завдання необхідно ділити з оточуючими. Спільна робота, безсумнівно, призведе до успіхів у всіх сферах, і ніхто не буде відчувати себе обділеним або втомленим.

Заспокойте свого внутрішнього перфекціоніста

Досконалість – ворог продуктивності. Повторний перегляд роботи, потрійна перевірка на помилки і виконання додаткової роботи затримує прогрес, виснажує вашу енергію і може зруйнувати ваше емоційне здоров’я.

Проблема перфекціоністів в тому, що у них менталітет «все або нічого». Якщо їхня робота не ідеальна, вони вважають це провалом. Насправді ви можете скільки завгодно допрацьовувати та вдосконалювати свою роботу, але після певного порогу ваші зусилля принесуть лише незначні поліпшення – а час буде згаяно. Важливо пам’ятати, що більшість компаній вважають, що хороша робота і дотримання термінів – вже величезний успіх.

Дозволити собі робити справу без бажання

Бувало таке – потрібно щось зробити важливе, але бажання немає? При цьому ти починаєш себе вмовляти, мотивувати, тобто створювати штучно бажання. Так ось, є відмінний спосіб це припинити – дозволити собі робити справу без бажання.

Просто робіть і все. Ніякої внутрішньої боротьби з собою і вмовлянь, ніякого стресу і опору. І у вас не буде виникати питання: як навчитися швидко працювати. Ви поступово втягніть в це прискорення самі.

Це лайфхак з книги Микити Маклахова «Буде зроблено! Як жити, щоб цілі досягалися ».

Автор розповідає, як завдяки новим звичкам можна отримувати бажане в комфортному для себе темпі. Показує механізми включення в повсякденну рутину саме тих звичок, які в підсумку приведуть вас до мети і допоможуть їй реалізуватися найкращим чином.

Додати в улюблену справу щось приємне

Включити музику фоном, налити собі чаю з печивом, під подкасти мити посуд або прибирати на кухні, готувати вечерю під корисні прямі ефіри.

У підсумку, створюється класне відчуття, що ти не витрачаєш марно найцінніший ресурс – час, а навпаки – проводиш його з користю для себе. ⠀

Важливі справи робимо з ранку

Найбільш продуктивно людина працює в першій половині дня, причому, чим ближче до обіду, тим працездатність стає нижче. Вранці люди сповнені сили, енергії, вони не втомлені, не думають, скільки ж залишилося до кінця зміни і т.д. Однак, після початку трудового дня людині необхідно увійти в русло, розгойдатися. У всіх і в різних ситуаціях цей час різниться від десятка хвилин до години і навіть більше. Намагайтеся якнайшвидше втягнутися і здійснити основну роботу в першій половині дня.

Як навчитися швидко працювати і використовувати біоритми на свою користь, розказано в прикріпленому відео.

Використані джерела і корисні посилання по темі: https://pikacho.ru/kak-rabotat-ehffektivno/ https://www.kadrof.ru/articles/22148 https://selftrue.ru/kak-nauchitsya-bystro-rabotat / https://vsepromozg.ru/razvitie/kak-bystro-rabotat https://sobinam.ru/biznes/kak-nauchitsya-bystro-rabotat.html https://FB.ru/article/447544/kak-nauchitsya -rabotat-i-dobivatsya-uspeha-sekretyi-produktivnosti-i-deystvennyie-metodyi https://ideanomics.ru/articles/16770

Джерело запису: lastici.ru