Всі можливості текстового редактора Microsoft знати і використовувати необов'язково. Ви можете успішно вирішувати робочі завдання, зрідка перемикаючись між вкладками «Головна» і «Вставка». Але ви будете працювати ще ефективніше, якщо озбройтеся навіть декількома трюками з цього огляду.

Ось простий приклад, знайомий вебмастерам. Деякі фахівці перед перенесенням тексту з документа Word в редактор CMS копіюють контент в «Блокнот». Це очищає текст від форматування Word, яке може конфліктувати з шаблонними форматами «движка». Так ось, «Блокнот» вам не потрібен. Щоб вирішити проблему, досить виділити текст в Word і натиснути кнопку «Видалити все форматування».

Форматування можна видалити без «Блокнота»

Зверніть увагу, огляд написаний для версії Word'а 2013 року. Актуальною стабільною версією програми є MS Word 2016, випущена у вересні 2015 року. Однак ця версія програми поки не стала основною.

Без претензії на репрезентативність: версія 2013 року найпопулярніша

Як створити і зберегти документ MS Word

Щоб створити документ, відкрийте робочу папку. Натисніть праву кнопку миші і виберіть опцію «Створити – Microsoft Word Document».

Створюємо документ MS Word в папці

Щоб легко знаходити документ, назвіть його.

Називаємо документ відразу після створення

Також ви можете запустити MS Word через меню «Пуск». Зверніть увагу на ілюстрацію.

Запускаємо Word через меню «Пуск»

При запуску через меню пуск ви створили новий документ з назвою за замовчуванням. Назвіть його і збережіть в обрану папку, щоб не втратити. Для цього натисніть на значок «Зберегти» або за допомогою комбінації клавіш Shift + F12.

Зберігаємо документ в робочу папку

Натисніть кнопку «Комп'ютер», щоб зберегти документ на комп'ютері. Також ви можете помістити його на хмарний диск OneDrive.

Вибираємо місце збереження документа

Назвіть документ і збережіть його в обрану папку.

Називаємо і зберігаємо документ. Тепер він не загубиться

Ви створили і зберегли документ. Приступайте до роботи.

Як використовувати можливості вкладки «Головна»

Інструменти на панелі управління MS Word об'єднуються за допомогою тематичних вкладок. Такий тип інтерфейсу називається стрічкою. За замовчуванням відкривається основний набір інструментів, виділений на вкладці «Головна».

Вкладка «Головна» на панелі інструментів MS Word

Нижче описані завдання, які можна вирішувати за допомогою інструментів вкладки «Головна».

Блок інструментів «Буфер обміну»

Ви можете копіювати, вирізати і вставляти контент. Щоб скористатися опціями «Вирізати» і «Копіювати», виділіть потрібний фрагмент тексту.

Вирізаємо, копіюємо і вставляємо текст

Зверніть увагу на варіанти вставки. Ви можете зберегти вихідне форматування, об'єднати формати або зберегти текст без форматування. Також ви можете скористатися спеціальними режимами вставки.

Вибираємо режим вставки

Навіщо потрібна спеціальна вставка? Наприклад, уявіть, що вам необхідно працювати з текстом, скопійованих з іншого документа або з сайту. Вихідне форматування може не збігатися з форматуванням вашого документа.

Форматування не збігається

Ця проблема вирішується за допомогою спеціальної вставки. Скористайтеся відповідним меню. У вікні, виберіть варіант «Неформатований текст».

Вибираємо опцію «Неформатований текст»

Тепер вам буде зручніше форматувати скопійований контент.

Скопійований контент зручно форматувати

За допомогою меню «Буфер обміну» ви можете вибрати скопійований раніше контент і вставити його в документ. Щоб відкрити буфер обміну, натисніть на зазначену на ілюстрації стрілку. Виберіть потрібний елемент. За допомогою меню, що випадає виберіть опцію «Вставити». Також ви можете видалити скопійований елемент з буфера.

Користуємося буфером обміну

Ви можете налаштовувати параметри вставки за замовчуванням. Для цього скористайтеся меню «Вставити – Вставити за замовчуванням».

Налаштовуємо параметри вставки за замовчуванням

Вкажіть відповідні настройки і збережіть зміни. Зверніть увагу на параметри вставки в інший документ. Більшість користувачів може замінити дефолтний значення «Зберігати вихідне форматування» на «Зберегти тільки текст».

Налаштовуємо параметри вставки за замовчуванням

Блок інструментів «Шрифт»

Щоб змінити шрифт за замовчуванням, скористайтеся зазначеним на ілюстрації випадає меню. Зверніть увагу, щоб змінити існуючий текст, фрагмент необхідно виділити перед вибором шрифту.

міняємо шрифт

За допомогою відповідного меню ви можете вибрати відповідний розмір шрифту. Зверніть увагу на можливість збільшити або зменшити шрифт виділеного фрагмента. Відзначте текст і скористайтеся кнопками, зазначеними на ілюстрації.

Міняємо розмір шрифту

Вибрати відповідний регістр можна за допомогою відповідного меню. Виділіть потрібний фрагмент тексту, скористайтеся зазначеної на ілюстрації кнопкою і виберіть потрібний варіант.

міняємо регістр

Ви можете виділити фрагмент тексту напівжирним, курсивом або підкресленням. Для цього виділіть контент і скористайтеся зазначеними кнопками. За допомогою меню, що випадає ви можете вибрати спосіб підкреслення тексту.

Виділяємо текст напівжирним, курсивом або підкресленням

Щоб закреслити фрагмент тексту, виділіть його і скористайтеся відповідною кнопкою.

Зачеркиваем фрагмент тексту

За допомогою кнопок X2 і X2 можна додати підрядковий і надрядковий текст.

Додаємо підрядковий і надрядковий текст

За допомогою зазначених кнопок можна змінити колір, виділити текст маркером або застосувати до нього ефекти.

Виділяємо текст за допомогою кольору, маркера або ефектів

Зверніть увагу на можливість настройки додаткових параметрів шрифту. Щоб увійти в меню, натисніть зазначену на ілюстрації кнопку.

Входимо в меню налаштувань розширених параметрів шрифту

На вкладці «Шрифт» вкажіть відповідні параметри основного тексту і заголовків. За допомогою кнопки «За замовчуванням» ви можете повернути дефолтні настройки, а за допомогою кнопки «Текстові ефекти» вибрати додаткові ефекти.

Блок інструментів «Абзац»

Щоб створити маркований, нумерований або багаторівневий список, скористайтеся показаними на ілюстрації випадають меню.

створюємо списки

Щоб створити маркований або нумерований список, встановіть курсор на новий рядок і натисніть на відповідну кнопку. За допомогою меню, що випадає виберіть відповідний знак маркера.

Вибираємо знак маркера

За допомогою меню «Визначити новий маркер» ви можете використовувати додаткові знаки.

Маркер може виглядати по-різному

Щоб створити багаторівневий список, у відповідному випадаючому меню виберіть опцію «Змінити рівень списку».

Вибираємо потрібний рівень списку

Вибрати відповідний стиль списку можна в бібліотеці. А меню «Визначити новий багаторівневий список» і «Визначити новий стиль списку» допоможуть вам створити власний шаблон списку.

Вибираємо готовий або створюємо новий шаблон

Ви можете вибрати відповідний спосіб вирівнювання тексту за допомогою відповідного меню. Щоб забезпечити читабельність тексту, використовуйте вирівнювання по лівому краю.

вирівнюємо текст

При необхідності змініть міжрядковий інтервал. У більшості випадків вам підійде стандартний інтервал 1,15. Якщо ви готуєте документ для дітей або людей похилого віку, збільште інтервал до 1,5 або 2,0. Подальше збільшення інтервалу знизить читабельність тексту.

У більшості випадків використовуйте стандартний інтервал. Для дітей його можна збільшити

За допомогою заливки можна виділити фрагмент тексту кольором. Наприклад, ви можете виділити абзац або елемент таблиці. Щоб додати фон, виділіть фрагмент тексту і виберіть за допомогою меню, що випадає «Заливка» відповідний колір.

Вибираємо колір фону

За допомогою меню «Межі» можна управляти межами осередків в таблицях. Виділіть ваші осередки. За допомогою меню, що випадає виберіть відповідне дію.

Управляємо кордонами осередків в таблиці

Блок інструментів «Стилі»

За допомогою меню «Стилі» виберіть відповідний стиль оформлення тексту. Якщо хочете застосувати його до існуючого контенту, виділіть відповідний фрагмент і визначте стиль. Щоб використовувати стиль для створюваного контенту, встановіть курсор на чисту рядок і виберіть відповідний варіант оформлення. Наприклад, ви можете використовувати відповідний стиль для заголовків.

Використовуємо стиль «Заголовок 1»

Блок інструментів «Редагування»

За допомогою меню «Знайти» ви можете швидко шукати Вас контент. Зверніть увагу на доступ за допомогою меню, що випадає до розширених налаштувань пошуку.

Шукаємо загубився контент

Функцію «Замінити» зручно використовувати під час редагування тексту. Наприклад, можна автоматично замінити в тексті слово «копірайт» на «копірайтинг». Для цього скористайтеся меню «Замінити», вкажіть потрібні слова в полях «Знайти» і «Замінити на».

Вказуємо потрібні значення

Натисніть кнопку «Замінити все». Після обробки запиту програма повідомить число виконаних замін.

Автоматично замінили чотири слова

Використовуйте функцію «Виділити» для швидкого виділення контенту. Наприклад, ви можете в два кліка виділити весь текст, вибрати довільні об'єкти або виділити фрагменти з однаковим форматуванням.

Швидко виділяємо весь текст

За допомогою функції «Згорнути стрічку» ви можете заховати інструменти управління програмою. На панелі залишаться тільки вкладки.

звертаємо стрічку

Щоб повернути інструменти на панель, розкрийте будь-яку вкладку і скористайтеся опцією «Закріпити стрічку».

закріплюємо стрічку

Починайте друкувати в будь-якому місці

Функція «Кликни і пиши» не нова, проте про неї чули далеко не всі. Частенько доводиться спостерігати, як людина багато разів клацає по кнопці «Введення», щоб дістатися до кінця сторінки і там, наприклад, вписати виконавця листи.

Подвійний клік мишею може замінити десяток ударів по клавіші.

Наведіть курсор на передбачуване місце друку та зробіть пару швидких натиснень мишкою. Word сам розставить нові рядки, табуляцію і зарубки для того місця, які ви йому вказали. Це добре видно при перегляді прихованих знаків форматування.

переводите відразу

Запитайте ближнього свого про те, який перекладач він вважає за краще, і ви, швидше за все, почуєте про Google, «Яндекс», PROMT, але навряд чи про Bing. Чомусь фірмовий перекладач Microsoft не користується в наших краях не дуже популярна. І дарма, адже якості його роботи цілком достатньо для повсякденних потреб. Зрозуміло, в пакеті Office передбачений швидкий переклад тексту за допомогою Bing. Рекомендую його спробувати.

Цілком можливо, ви перестанете метатися між браузером і Word, нескінченно скопіювати і вставити пропозиції туди-назад.

До вашого вибору кілька десятків мов і три способи перекладу. Знайти їх можна на вкладці «Рецензування».

використовуйте кернінг

Дизайнери добре знають, що таке кернінг, і часто їм оперують при верстці текстів. Говорячи простою мовою, кернинг відповідає за інтервал (відстань) між буквами в залежності від їх форми. Зміна цього параметра може стиснути або розширити одне і те ж слово, речення або абзац в порівнянні зі стандартним станом. Мені доводилося бачити, як люди починали видаляти частину тексту або, навпаки, «лити воду» тільки для того, щоб вмістити його в певні рамки. Кернинг вирішує подібні проблеми більш вишукано. Звичайно, груба гра з ним сильно ріже око, але незначні маніпуляції можуть бути доречні.

Зміна кернинга буде до речі і при використанні шрифтів великого розміру, наприклад при підготовці титульних сторінок книг, статей, доповідей.

Натисніть комбінацію Ctrl + D, щоб викликати діалогове вікно «Шрифт», перейдіть на другу закладку «Додатково». Тут ви і зможете побавитися з кернингом. І ще трохи в тему. Просто мімолётом хочу познайомити вас з цікавою браузерної грою KernType, в якій вам необхідно вгадати найкращий для читання кернинг. Enjoy!

Застосовуйте прихований текст

Чи може новий документ Word важити десятки і сотні мегабайт? Так! І у багатьох при цьому відбувається помутніння розуму. Люди не бачать перед очима жодного слова, але не можуть зрозуміти, чому ж файл настільки великий? Злі віруси або шкідливі хакери? Ні. Вся справа в прихованій інформації. Це можуть бути графіки, картинки і текст.

Як і недруковані символи, приховані дані не відображаються на екрані і не виводяться на друк, але вони все одно є частиною документа.

За допомогою прихованого тексту ви можете:

Тимчасово ховати конфіденційну інформацію.
Залишати коментарі або давати відповіді на питання, які не повинні перемішуватися з основним текстом.
Роздруковувати кілька варіантів одного і того ж документа, поперемінно приховуючи різні його частини. При цьому вам не доведеться зв'язуватися з декількома копіями файлу!

Виділіть частину або весь текст, натисніть Ctrl + D і поставте галочку навпроти опції «Прихований». Фрагмент зникне і стане доступний для перегляду тільки в режимі відображення недрукованих символів. Для наочності приховані дані підкреслюються лінією з чорних крапок.

За допомогою функції «Інспектор документів» перед збереженням

Старий Word не може відкрити файл або відображає його некоректно? Знайоме усім і кожному! Такого роду неприємності навколо мене трапляються з лякаючою регулярністю, адже безліч організацій і людей все ще працюють в Office 2003. Тому перед відправкою і / або збереженням документа варто перевіряти його на сумісність з попередніми версіями Word. За це відповідає «Інспектор документів».

Також він вміє запускати перевірку читаності тексту для людей з обмеженими можливостями і, що важливо, знаходити приховані властивості і дані в документі.

Наприклад, функція визначає наявність макросів, впроваджених документів, невидимого вмісту та інших потенційно проблемних елементів файлу.

редагуйте PDF

Велика кількість варіантів не завжди йде на користь. Робота з PDF – яскравий тому приклад. Часом люди губляться вже при виборі інструменту, яким вони хочуть обробити файл PDF. Тут і класичний Adobe Reader, і альтернативний Foxit Reader, і будь-який більш-менш сучасний браузер, і ще безліч онлайн-сервісів. Однак один з найбільш вдалих способів лежить на поверхні – це герой нашої статті.

Word 2013 не тільки відкриває, але і дає можливість відредагувати вміст PDF-документа.

Редактор перетворює текст, таблиці, списки, графіки та інші елементи в DOCX-файл, максимально точно зберігаючи форматування оригіналу. Необхідно зауважити, що виходить у нього дуже і дуже достойно. Також ви можете додавати PDF-файли в документ Word як вбудований об'єкт. В такому випадку буде відображатися лише перша сторінка PDF або значок-посилання файлу.

вставляйте відео

Не секрет, що довгий перегляд сухого тексту швидко знижує увагу і призводить до втрати інтересу у читає. Тому майже всі студенти, доповідачі та офісні трудяги розбавляють рядки діаграмами, таблицями, графіками та іншими візуальними хитрощами. Однак лише одиниці беруть на озброєння куди більш потужний інструмент – відео.

Word вміє вставляти в документ відео з пошуку Bing, додавати ролики YouTube і впроваджувати коди з різних веб-сайтів.

І не варто переживати про кінцевий розмір файлу. Документ не зберігає саме відео, а лише оформляє його посилання в наочну форму. Зрозуміло, для перегляду потрібна інтернет-з'єднання.

Як використовувати можливості вкладки «Вставка»

На вкладці «Вставка» знаходяться інструменти, за допомогою яких можна вставляти різні об'єкти в документ MS Word.

Блок інструментів «Сторінки»

В меню «Титульна сторінка» можна вибрати шаблон титульної сторінки для документа.

За допомогою функцій «Порожня сторінка» і «Розрив сторінки» можна створити порожню сторінку або перейти до нової сторінки. Наприклад, якщо вам необхідно вставити порожню сторінку між абзацами, встановіть між ними курсор і скористайтеся функцією «Порожня сторінка».

Блок інструментів «Таблиці»

За допомогою меню, що випадає «Таблиця» ви можете вставити або намалювати в документі таблицю. Це можна зробити декількома способами.

Щоб швидко додати таблицю, скористайтеся графічним інструментом. Виділіть за допомогою курсору миші необхідну кількість осередків в таблиці. Після цього встановіть курсор на виділену область і натисніть ліву кнопку миші.

Функція «Вставити таблицю» дозволяє вказати вручну число рядків і стовпців. Також ви можете вибрати спосіб визначення ширини стовпців.

Функція «Намалювати таблицю» дозволяє виконати відповідну дію. Використовуйте її для створення нестандартні таблиць. Наприклад, ви можете намалювати таблицю з різними числом осередків в рядках.

Щоб визначити властивості намальованою таблиці, скористайтеся відповідним меню.

За допомогою меню «Таблиці Excel» можна вставити в документ MS Word таблиці з MS Excel. В меню «Експрес-таблиці» ви знайдете шаблони таблиць.

Блок інструментів «Ілюстрації»

За допомогою функції «Малюнки» ви можете вставити в документ зображення з жорсткого диска комп'ютера. Меню «Зображення з інтернету» дозволяє знайти підходящі фото в Мережі.

У результатах пошуку пріоритет віддається фото, поширюваним за ліцензією Creative Commons.

Функція «Постаті» допоможе додати в документ шаблонну фігуру, наприклад, сердечко, зірочку або стрілку. Щоб скористатися інструментом, за допомогою меню, що випадає відкрийте каталог і виберіть відповідну фігуру.

За допомогою курсору миші визначте розмір і розташування фігури в документі.

Оформіть фігуру за допомогою функцій «Заливка», «Контур», «Ефекти».

Функція SmartArt дозволяє вставити в документ графічні об'єкти. За допомогою меню, що випадає виберіть тип і відповідний малюнок.

Встановіть курсор на елементи малюнка і додайте текст.

Зверніть увагу на можливість міняти колір об'єктів SmartArt.

За допомогою меню «Діаграма» в документ можна додати діаграми. Зверніть увагу на можливість вибору типу графіка.

Вставте необхідні значення в таблицю даних.

За допомогою меню «Знімок» ви можете зробити знімок області екрану і вставити його в документ. Для цього за допомогою меню, що випадає виберіть опцію «Вирізка екрану», а за допомогою курсору миші виберіть область, яку хочете зняти.

Блок інструментів «компонентами»

У надбудови ви знайдете магазин додатків Office. У ньому є платні і безкоштовні інструменти для вирішення спеціальних завдань. Щоб вибрати відповідне додаток, натисніть на кнопку «Магазин» і скористайтеся пошуком. Також ви можете переглядати інструменти за категоріями.

Наприклад, за допомогою програми MailChimp for MS Word ви можете створювати Email-кампанії прямо в документі. Щоб запустити програму, натисніть кнопку «Довіряти». Можливості інструмента стануть доступними після авторизації.

В меню «Мої додатки» відображається список встановлених додатків. Ви можете видалити невикористовувані і додати нові інструменти.

Функція «Вікіпедія» дозволяє шукати інформацію на відповідному ресурсі безпосередньо з документа MS Word. Також ви можете швидко вставити зображення з «Вікіпедії» в документ.

Щоб скористатися інструментом, натисніть зазначену на ілюстрації кнопку і виділіть слово або термін, значення якого хочете знайти. Для роботи інструменту необхідний доступ до інтернету.

Щоб вставити зображення, натисніть на знак «плюс», відзначений на ілюстрації.

Також можна вставити в документ текстову цитату з «Вікіпедії». Для цього виділіть потрібний фрагмент і натисніть знак «плюс».

Інструменти мультимедіа

За допомогою інструменту «Відео з інтернету» ви можете вставити в документ відповідні об'єкти. Щоб скористатися функцією, натисніть кнопку «Відео з інтернету», знайдіть відео за допомогою пошуку на YouTube або в Bing, виділіть і вставте об'єкт.

Тепер відео можна переглянути в документі MS Word. Для цього знадобиться доступ до інтернету.

Функція «Посилання»

За допомогою меню, що випадає «Посилання» можна вставляти в документ гіперпосилання, закладки та перехресні посилання. Щоб вставити гіперпосилання, скопіюйте URL веб-сторінки в буфер обміну. Потім виділіть фрагмент тексту, який стане анкором посилання.

У випадаючому меню «Посилання» виберіть опцію «Гіперпосилання». Вставте скопійований URL і натисніть кнопку «ОК».

Функція «Закладка» дає змогу отримати доступ до зазначених розділів тексту. Щоб додати закладку, виділіть потрібний фрагмент тексту, а в випадаючому меню «Посилання» виберіть опцію «Закладки». Назвіть закладку і натисніть «Додати».

Щоб швидко перейти до закладеного контенту, виберіть меню «Закладка», виберіть потрібну закладку і натисніть «Перейти».

Функція «Примітка»

Функцію «Примітки» зручно використовувати при груповій роботі з документом. Щоб додати до тексту примітка, виділіть фрагмент тексту і натисніть зазначену кнопку.

Щоб змінити, видалити або позначити примітка готовим, встановіть на нього курсор і відкрийте контекстне меню за допомогою правої кнопки миші. Виберіть необхідну опцію.

Блок інструментів «Колонтитули»

За допомогою інструментів групи «Колонтитули» можна додати на сторінки колонтитули, а також пронумерувати сторінки документа.

Щоб додати заголовок, скористайтеся відповідним меню. Виберіть шаблон колонтитула.

Введіть текст. Для збереження змін закрийте вікно колонтитулів.

Щоб видалити або змінити колонтитул, скористайтеся відповідними опціями в меню «Верхній колонтитул».

Аналогічним способом можна працювати з нижнього колонтитула.

За допомогою функції «Номер сторінки» можна пронумерувати сторінки документа. Для цього за допомогою меню, що випадає виберіть розташування і шаблон нумерації.

Блок інструментів «Текст»

За допомогою функції «Текстове поле» можна виділити фрагмент тексту в документі. Використовуйте його, якщо потрібно оформити врізку, цитату, визначення. Щоб скористатися інструментом, за допомогою меню, що випадає виберіть шаблон текстового поля.

Додайте текст і збережіть зміни.

Функція «Переглянути експрес-блоки» дозволяє вставити автотекст, властивості документа або поле. Наприклад, ви можете вставити дату публікації, назва, адреса і телефон організації та інші дані.

За допомогою меню «Додати об'єкт WordArt» можна додати в документ візуально привабливу напис. Для цього скористайтеся зазначеним на ілюстрації меню. Виберіть підходящий об'єкт і додайте текст.

Функція «Додати буквицу» дозволяє оформити абзаци за допомогою виділяється великої літери. Встановіть курсор на початку абзацу. За допомогою відповідного меню виберіть розташування великої літери. Зверніть увагу на можливість змінювати параметри буквиці. Ви можете вибрати шрифт, висоту і відстань від тексту.

Додайте в документ рядок для цифрового підпису. Для цього скористайтеся зазначеним на ілюстрації меню. У вікні, вкажіть необхідну інформацію і збережіть зміни.

Функція «Дата і час» допоможе додати в документ актуальну дату і час. Натисніть на відповідну кнопку, виберіть формат відображення дати та натисніть кнопку «ОК».

Функція «Об'єкт» дозволяє вставити в документ об'єкти або текст з файлу. Щоб вставити текст з файлу, виберіть відповідну опцію у випадаючому меню. Знайдіть на жорсткому диску файл, текст якого хочете вставити в документ, і натисніть «Вставити».

Блок інструментів «Символи»

Функція «Рівняння» допоможе вставити в документ математичну формулу. За допомогою меню, що випадає виберіть стандартну формулу або перейдіть до конструктора. Додайте необхідні значення і збережіть зміни.

За допомогою меню «Символ» в документ можна вставити відсутні на клавіатурі символи. Зверніть увагу на можливість вставити додаткові символи з діалогового вікна.

Як включити режим рецензування на вашому комп'ютері

Щоб приступити до редакторської правки вашого тексту, наш редактор відкриє файл автора в MS Word 2007 і вибере вкладку «Рецензування» (у верхній області панелі інструментів) (рис. 1).

Мал. 1 Вибираємо вкладку «Рецензування»

Звертаємо вашу увагу на наступний момент: MS Word 2007 має формат .docx. Якщо ваш документ створений в MS Word 2003 (або нижче), на екрані з'явиться попередження про режим обмеженої функціональності. Що робити? Зберегти файл в MS Word 2007 за розширенням .docx і продовжувати роботу.

Завдяки роботі в режимі рецензування, абсолютно всі виправлення, які редактор буде робити в тексті, автор зможе бачити. Для цього наш редактор натисне кнопку Виправлення (рис. 2). Тоді все виправлення автоматично будуть виділятися в файлі (наприклад, червоним кольором).

Мал. 2 Натискаємо кнопку «Виправлення»

Коли редактор внесе всю необхідну правку, задасть свої питання автору в спеціальних примітках, він збереже файл і перешле його назад автору. Назва файлу буде відрізнятися від вихідного спеціальної позначкою редактора: «Мова нобелівського лауреата_1-я редактура на зняття питань автору».

Автор відкриє отриманий від редактора файл в MS Word 2007 і буде працювати за тією ж схемою, що і редактор: вибере вкладку Рецензування (у верхній області панелі інструментів), ознайомиться з виправленнями редактора / коректора. Якщо побажає внести додаткові виправлення, натисне кнопку Виправлення, додасть все, що потрібно. Виправлення автора в цьому випадку будуть автоматично виділятися іншим кольором, наприклад синім. Коли текст знову повернеться до редактора, на 2-ю (контрольну) редактуру, це дозволить уникнути плутанини.

Як редактор буде задавати питання автору в режимі рецензування

Це дуже просто. Працюючи з текстом в режимі рецензування, редактор виділить фрагмент тексту, слово або словосполучення (рис. 3), щодо якого виникло питання:

Мал. 3 Виділяємо фрагмент тексту, щодо якого потрібно задати питання автору

Потім у верхній панелі редактор натисне кнопку Створити примітку (рис. 4). При цьому обраний фрагмент тексту виділяється червоним кольором, а на полях з'явиться поле для введення коментаря. Крім того, праворуч від кнопки Створити примітку стане активною кнопка Видалити примітки.

Мал. 4 Створюємо примітки на полях тексту

Для того щоб відповісти на питання в створених редактором на полях примітках, автор повинен аналогічним чином виділити потрібний фрагмент, натиснути кнопку Створити примітку. У новому віконці на поле праворуч набрати відповідь. Створене примітка буде теж іншого кольору, наприклад зеленого, і завжди буде зрозуміло, хто що запитав і хто що відповів. (Ми, як правило, просимо авторів відповідати на питання редактора, не створюючи нове віконце-примітка, т. Е. Безпосередньо після нашого питання. Так можна заощадити місце і уникнути плутанини.)

Як будуть відображатися виправлення та примітки редактора в режимі рецензування

Є кілька варіантів відображення внесених виправлень і приміток. Вибрати найбільш зручний можна, натиснувши кнопку Винесення (вона знаходиться праворуч від кнопки Виправлення ).

Мал. 5 Для вибору варіанта відображення виправлень в тексті натисніть «Винесення»

Після того як ви натиснете кнопку Винесення, з'явиться список, що випадає з трьох варіантів (рис. 6):

Показувати виправлення в виносках – примітки та виправлення будуть відображатися у вигляді виносок на полях.

Ось так це буде виглядати в тексті:

Мал. 6 Варіант відображення правки в виносках на полях

Показувати всі виправлення в тексті – все виправлення та примітки будуть відображатися прямо в тексті.

Ось так це буде виглядати:

Мал. 7 Варіант відображення правки прямо в тексті

Показувати тільки примітки і форматування в виносках – тільки примітки і форматування документа будуть відображатися в виносках, а всі інші правки (орфографічні, пунктуаційні і т.д.) – прямо в тексті.

Як зробити коментар в ворде

Хоча коментарі не є частиною відстеження змін, вони необхідні для перевірки документів, тому ми також згадаємо їх тут.

Щоб залишити коментар в документі:

Наведіть курсор на місце, де ви хочете залишити коментар, або виділіть текст, який ви коментуєте.
Перейти до рецензування на стрічці.
У групі «Примітки» натисніть «Створити примітку».

Показати зміни в ворде

Іноді вам може знадобитися переглянути тільки певні типи правок. Наприклад, можливо, ви внесли багато змін в форматування, наприклад, виділення тексту напівжирним шрифтом, але вам дійсно потрібно бачити тільки вставки і видалення. Є способи зменшити кількість розмітки, яку ви бачите!

Як прийняти або відхилити зміни

Виберіть зміна, яку ви хочете прийняти або відхилити.

Рецензування в Word – Обрана правка

На вкладці «Рецензування» натисніть команду «Взяти» або «Відхилити».

Рецензування в Word – Прийняти або відхилити виправлення

Виділення кольором зникне, і Word автоматично перейде до наступної зміни. Ви можете продовжувати приймати або відхиляти кожну зміну, поки не перегляньте все їх. Використовуйте кнопки «Назад» і «Далі» для переходу по змінам.

Рецензування в Word – Навігація по виправлень

Коли ви закінчите, натисніть команду «Виправлення», щоб відключити режим рецензування.

Рецензування в Word – Вийти з режиму рецензування

Щоб прийняти всі зміни відразу, натисніть стрілку внизу команди «Прийняти», потім виберіть «Прийняти всі виправлення». Якщо ви більше не хочете відслідковувати зміни і хочете прибрати рецензування в ворде, ви можете вибрати «Прийняти всі виправлення і перекриття відстеження».

Як взаємодіяти з редактором

Ви отримали текст з правкою редактора. Вона виглядає приблизно так:

Перегляньте внесені зміни. Якщо якась редакторська правка не влаштовує, скасуйте її і або внесіть свою, або напишіть примітка. Зустрічається примітка редактора – відповідайте або відповідно виправляйте текст.

Як схвалювати і скасовувати виправлення

Щоб схвалити правку редактора або зберегти первісний варіант, без правок, виділіть фрагмент з виправленнями і натисніть кнопку Прийняти або Відхилити на вкладці Рецензування:

З тією ж метою (прийняти / відхилити) можна клацнути на виправленні правою кнопкою миші і вибрати бажане:

Схвалені виправлення редактора може бути не позначати – редактор сам прийме правку на етапі контрольної вичитки.

Якщо хочете побачити, як виглядає змінений текст, можна на деякий час приховати правки: вони залишаться в тексті, але не будуть виділені кольором. На панелі рецензування клацніть по списку, що розкривається режиму перегляду змін і виберіть Виправлення (текст буде чистий, але залишаться видно примітки) або Без виправлень (сховаються і примітки):

Там же можна вибрати режим Вихідний документ, щоб побачити початковий авторський текст. В процесі роботи можна перемикатися між «було» (Вихідний документ) і «стало» (Без виправлень), щоб оцінити різницю. клавішу:

Приховані можливості Microsoft Word

Також є і приховані можливості в цьому текстовому редакторі, як наприклад функція «поле введення», якщо коротко то вона може підставляти замінні частини (ім'я, прізвище, дата, що або інше що ви хочете) в усі місця де ви залишите змінну в документі. Як саме це зробити, можна дізнатися подивившись відео нижче.

Використані джерела і корисні посилання по темі: http://polezner.ru/microsoft-word-full-guide/ https://Lifehacker.ru/10-funktsij-ms-word/ https://TexTerra.ru/blog/ kak-ispolzovat-vozmozhnosti-ms-word-na-vsyu-katushku-polnyy-obzor-programmy.html https://GoreOtUma.com/instrukciya-dlya-avtorov-po-rabote – https://gospodaretsva.com/recenzirovanie -v-vorde.html https://naprimerax.org/posts/111/retcenzirovanie-v-word https://PoPravilam.com/docs/rezhim-ispravlenij.html https://best-exam.ru/vozmozhnosti- microsoft-word /

Джерело запису: lastici.ru