uno dei principali è che una lettera ufficiale contiene sempre i dettagli completi del mittente, nonché i dati sul destinatario;
la lettera deve essere firmata anche da una persona specifica;
se il mittente ha un sigillo, viene timbrato.

Inoltre, le lettere ufficiali sono spesso formate su carta intestata speciale: questo conferisce loro solidità e sottolinea ancora una volta il loro status ufficiale.

Maggiori informazioni sui requisiti

Per quanto riguarda i dettagli sulla carta intestata ufficiale, non sarà superfluo dare una descrizione estesa di questa parte del documento, chiamata “modulo” nella lingua degli impiegati. In particolare, i moduli dovrebbero sempre contenere:

nome dell’organizzazione di invio (completo e abbreviato);
TIN, KPP, codice OKPO, numero documento OKUD (se disponibile);
indirizzo (legale e postale);
numero di telefono di contatto, numero di fax e codice postale;
l’emblema dello stato deve essere sulla carta intestata delle istituzioni statali, sulla carta intestata delle imprese commerciali – un logo o un emblema;
il numero del messaggio in uscita e la data di compilazione;
se l’organizzazione ha un sito web, deve essere indicato anche nei dettagli, come l’indirizzo e-mail.

Tipi di newsletter

Le newsletter possono essere molto diverse:

garanzia;
raccomandazione;
Accompagnando;
confermando;
bonifica;
didattico;
notifica;
inviti, ecc.

Cioè, in effetti, possono essere redatti per una serie di motivi e circostanze. La condizione principale è la loro conformità a determinati criteri.

Va tenuto presente che le lettere ufficiali sono l’unico tipo di documenti su cui non è apposto il loro nome.

Tipi di lettere commerciali

Un’ampia varietà di lettere commerciali è dovuta allo sviluppo dell’economia di mercato e alla crescente necessità di trasferimento di informazioni tra controparti. La posta elettronica, grazie alla sua velocità e disponibilità, è stata stabilita saldamente da agenzie commerciali e governative. L’uso diffuso dei messaggi aziendali nella vita di tutti i giorni ha portato ad un aumento della loro varietà. A questo proposito, non esiste una classificazione unica. Si possono distinguere i seguenti tipi di lettere commerciali:

Garanzia. Il contenuto è finalizzato a formulare una richiesta, ma con la prestazione di una garanzia per l’adempimento degli obblighi da parte sua. La formulazione di tali lettere è la seguente: “Ti chiediamo di spedire (consegnare, fornire, ecc.) Le merci (prodotti, servizi). Garantiamo il pagamento entro il (data). “
Offerta commerciale. La lettera più comune che le organizzazioni usano nelle loro attività quasi ogni giorno. In sostanza, questa è una lettera di collaborazione commerciale. L’organizzazione inizia con un’offerta specifica di partnership con determinate condizioni.
Avviso. Il contenuto è finalizzato a veicolare alcune informazioni necessarie per l’implementazione di ulteriori interazioni. Nelle organizzazioni commerciali, l’esempio più comune di tale lettera è una notifica sulla modifica dei dettagli (quando viene modificata la banca di servizio).
Offerta. Il testo è di natura commerciale sulla fornitura di beni o sulla prestazione di servizi. Questa è una lettera di collaborazione commerciale, che indica tutte le condizioni essenziali per un contratto di fornitura e un contratto di servizio. Le condizioni essenziali ai sensi del codice civile includono il nome del servizio o del prodotto, il prezzo, l’ora, il luogo. In assenza di questi dati, il documento non viene considerato un’offerta, ma viene definito un’offerta commerciale.
Reclamo (reclamo formale). Il contenuto del testo ha lo scopo di informare il destinatario dell’adempimento incompleto o di scarsa qualità degli obblighi. Molto spesso, tali lettere sono accompagnate da prodotti difettosi. Nei contratti standard per la fornitura di servizi o la fornitura, esiste una clausola che stabilisce che sono previste sanzioni per inadempimento o adempimento improprio degli obblighi. Il conto alla rovescia per il calcolo delle penalità inizia esattamente dal momento dell’invio del reclamo scritto.
Lettera di presentazione. Un esempio è un inventario di allegati di buste. Viene utilizzato più spesso quando si invia un pacco di documenti per posta. In caso di invio di documenti per la partecipazione a gare, l’elenco degli investimenti è obbligatorio.
Conferma di ricevimento di documenti e lettere. Mostra rispetto, è considerata una buona forma ed è facoltativa.
Richiesta. Il testo contiene una richiesta. Inizia con le parole “Per favore”, “Per favore”. La richiesta più comune è inviare nuovamente i documenti contabili. Durante la consegna dei prodotti, le fatture e le fatture spesso non arrivano al reparto contabilità (non sono state inviate insieme al carico, trasferite a una persona incompetente, ecc.). Pertanto, è pratica comune chiedere di duplicare questi documenti.
Promemoria. Il contenuto del testo notifica l’approssimarsi di un determinato momento (termine per l’adempimento degli obblighi, scadenza del contratto, data dell’evento, ecc.). Un esempio di tale lettera è una notifica da parte delle compagnie di assicurazione sulla scadenza della polizza. Questa cortesia è sia di natura informativa che di offerta commerciale sull’opportunità di utilizzare nuovamente i servizi dell’azienda. È conveniente perché c’è la possibilità di estendere il contratto in modo educato e discreto.
Congratulazioni. Una lettera commerciale, il cui contenuto è volto a congratularsi con te per qualsiasi vacanza.
Un invito. I più frequenti sono gli inviti a convegni e mostre. Un altro strumento aggiuntivo di successo per ricordare te stesso al tuo partner per ulteriore cooperazione.

Comporre una lettera commerciale

Prima di comporre una lettera commerciale, è necessario conoscere i requisiti per la struttura, lo stile e il design. L’impressione di un documento ben scritto può essere rovinata da un solo difetto. Scrivere una lettera commerciale richiede la conoscenza di tutti i suoi dettagli che verranno inseriti.

Stile di scrittura aziendale

Quando si scrivono lettere, è appropriato uno stile di lavoro formale. La lingua delle lettere commerciali si distingue per le seguenti caratteristiche:

accuratezza della presentazione delle informazioni;
formalità;
presentazione significativa ma concisa;
oggettività e struttura.

Cerca di comunicare l’essenza della questione in frasi brevi e semplici. Non sovraccaricare il testo con aggettivi, concentrati sui verbi. Non dovresti usare termini altamente specializzati e poco conosciuti che potrebbero essere incomprensibili per il lettore. Ciò causerà il rifiuto da parte del destinatario della lettera. Usa parole semplici.

Lo stile di scrittura aziendale esclude testi poco informativi e “acquosi”. Più dettagli e fatti possibili. Non portare alla parte finale con giri lunghi e non necessari. Tuttavia, evitare di avere paragrafi illogici e incoerenti. Ogni paragrafo dovrebbe trasmettere un pensiero specifico. Anche il participio e le espressioni avverbiali dovrebbero essere esclusi. Controlla cosa è scritto a orecchio. La scrittura aziendale arriva con il tempo e l’esperienza. Seguendo le regole di base, saprai come scrivere una lettera commerciale e padroneggiare le capacità di scrivere documenti ufficiali di qualsiasi materia.

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Inizio della lettera

Non è necessario fare una lunga introduzione all’inizio della lettera. Si consiglia di iniziare con un saluto cortese e di arrivare direttamente al nocciolo del problema. È necessario rivolgersi all’interlocutore con rispetto per nome e patronimico o solo per cognome. Alla fine di un appello personale viene posto un punto esclamativo.

Dopo aver letto il preambolo, il destinatario dovrebbe comprendere i motivi per la creazione di un tale messaggio. Il primo paragrafo dovrebbe trasmettere al lettore il punto principale del testo.

Parte principale

Il testo principale può essere inserito nel “corpo” dell’e-mail o allegato come allegato.

lo scopo del messaggio, il suo significato principale;
idea principale.

La presentazione dovrebbe essere rigorosamente formale o neutra. Dovresti scrivere lettere di questo tipo, parlando del problema esistente e descrivendo possibili modi per risolverlo. Se viene presentato un reclamo, è necessario insistere sull’adozione di alcune misure per aiutare a risolvere la situazione. Quando proponi la tua collaborazione, è necessario parlare di tutte le opzioni per il lavoro congiunto.

Per comodità, è necessario dividere il testo in più paragrafi, così sarà più facile per il lettore studiare le informazioni e trarre conclusioni. Le argomentazioni possono essere supportate da prove, ma il messaggio non deve contenere l’opinione personale di chi lo ha composto, occorre invece precisare brevemente e seccamente tutte le circostanze. Una lettera di ringraziamento dovrebbe essere scritta in un modo diverso: dovrebbe elencare tutti i meriti del destinatario, lodarlo ed esprimere gratitudine personale. Puoi organizzare un messaggio del genere sotto forma di un biglietto di auguri.

Scrivere una lettera con garanzie ha lo scopo di attirare una persona verso una fruttuosa collaborazione. Qui l’autore racconta al suo interlocutore cosa sarà fatto per lui personalmente, garantisce che le promesse saranno mantenute.

Completando la lettera

Una lettera competente contiene una conclusione logica. Si dovrebbero trarre brevi conclusioni sull’argomento in esame. Qui puoi contattare il destinatario con una richiesta o scusarti con lui per gli eventuali disagi causati. È necessario salutare l’interlocutore nel modo più educato e formale. Alla fine, dovresti scrivere il tuo cognome, le iniziali, il segno. A tua discrezione, puoi specificare metodi di comunicazione aggiuntivi: un numero di cellulare, un indirizzo e-mail, un sito web e il logo dell’azienda.

Cosa non dovrebbe essere consentito in una lettera commerciale

Nelle lettere commerciali, un tono sfacciato o frivolo è del tutto inaccettabile, proprio come il testo troppo secco e i “cliché” banali. Dovresti anche evitare formulazioni complesse, l’abbondanza di espressioni partecipative e avverbiali, una terminologia speciale comprensibile a una ristretta cerchia di specialisti.

Non è possibile includere nella lettera informazioni non verificate, imprecise e, ancor più, deliberatamente false.

Va tenuto presente che questo tipo di messaggi non fa solo parte della normale corrispondenza commerciale, ma in molti casi si riferisce anche a documenti ufficiali, che possono successivamente acquisire lo status di legalmente significativi.

Campioni di lettere commerciali

Una lettera di ringraziamento è una lettera commerciale che contiene parole di gratitudine per qualche motivo: per lavoro professionale, servizi di alta qualità, ecc. Una lettera di ringraziamento può essere indirizzata all’intera organizzazione oa una persona specifica. Può essere una lettera di risposta a una lettera di iniziativa: una lettera di congratulazioni, una lettera di invito o una lettera di iniziativa scritta su iniziativa del compilatore.

Una lettera di garanzia è una lettera commerciale non commerciale che contiene una conferma (garanzia) dell’adempimento di alcune azioni o del rispetto di determinate condizioni: i tempi e il fatto del pagamento per i prodotti ricevuti, il lavoro svolto o i servizi resi, le garanzie di qualità, eccetera. In altre parole, una lettera di garanzia è un modo per garantire l’adempimento di un obbligo da parte di una parte della transazione. Una lettera di garanzia può essere preparata in risposta a una lettera di reclamo.

Lettera informativa – una lettera commerciale non commerciale, il cui scopo principale è informare, pubblicizzare, notificare ulteriori collaborazioni, la durata del contratto, aspetti delle attività dell’azienda, i prodotti dell’azienda, ecc. Una newsletter può fungere da strumento di marketing per promuovere i prodotti di un’azienda, attirare nuovi clienti e aumentare le vendite.

Un’offerta (un accordo di offerta) è un’offerta per concludere un accordo di cooperazione indicando i principali dettagli della transazione: nome, quantità, qualità, prezzo della merce, condizioni e tempi di consegna, pagamento, modalità di consegna. È una fase preliminare della conclusione di un contratto. La persona che fa l’offerta è chiamata l’offerente, il destinatario è chiamato l’accettatore. Un’offerta fatta a una cerchia indefinita di persone è chiamata offerta pubblica.

Un reclamo è un reclamo che viene redatto quando viene effettuata una transazione in caso di insoddisfazione di una parte per la qualità, la quantità, l’assortimento delle merci ricevute, i tempi di consegna, ecc. La lettera di reclamo (reclamo) contiene reclami nei confronti della parte che ha violato i propri obblighi contrattuali e richieste di risarcimento danni: sostituzione della merce difettosa, eliminazione dei difetti, riduzione del prezzo, ecc.

Una lettera di presentazione è un tipo di lettera commerciale che viene redatta durante l’invio di documenti, proposte commerciali, curriculum, ecc.

Una lettera di raccomandazione è un documento che rappresenta una revisione di un candidato da parte del suo ex manager o dipendente da un punto di vista professionale.

La lettera di raccomandazione contiene una breve descrizione delle capacità professionali, dei risultati di una persona, dei suoi principali successi durante gli studi o del lavoro, i punti di forza. Con l’aiuto delle raccomandazioni, il datore di lavoro può vedere un’immagine più chiara dell’attività professionale del candidato, scoprire l’opinione di lui come dipendente dal lato delle persone che hanno lavorato con lui o hanno studiato con lui. Non tutti i datori di lavoro richiedono una lettera di raccomandazione, ma quando si cerca un nuovo lavoro, è meglio prendersi cura della sua disponibilità e, come una lettera di presentazione, allegarla al curriculum – questo darà più solidità alla candidatura del candidato.

Una lettera di sollecito è la richiesta del destinatario per qualche altra azione obbligatoria non eseguita e le azioni che verranno intraprese in caso di inadempienza. Tale lettera può contenere un sollecito di pagamento, un debito, può essere inviata se non c’è risposta alla lettera inviata in precedenza, ecc. Compongono una lettera di sollecito nel caso in cui non sia possibile ottenere il risultato desiderato con l’aiuto dei negoziati. Spesso, un promemoria è anche una richiesta.

Una lettera di conferma è una lettera commerciale non commerciale che viene redatta allo scopo di confermare la ricezione dei materiali trasferiti, delle informazioni, della documentazione, degli accordi precedentemente raggiunti, ecc. Può finire con una richiesta, un desiderio, una proposta. Una lettera di conferma è segno di profonda attenzione e rispetto per il destinatario.

Una lettera di congratulazioni è una lettera commerciale non commerciale che viene redatta con l’obiettivo di congratularsi con una persona o un’organizzazione per qualche motivo: una vacanza o un risultato personale, uno stato, una vacanza aziendale, ecc.

Una lettera di invito aziendale è un invito a un evento: conferenza, lavoro, intervista, mostra, riunione, concerto, serata di beneficenza, seminario, riunione, ecc.

Il testo dell’invito deve contenere informazioni chiare e specifiche sulla data e il luogo della celebrazione. La lettera può essere indirizzata a una persona oa più persone contemporaneamente.

Di norma, una lettera di invito viene inviata pochi giorni o addirittura settimane prima dell’evento, in modo che la persona invitata abbia il tempo e l’opportunità di prendere una decisione e riunirsi per la celebrazione.

Si consiglia di inviare una lettera di risposta all’offerta, anche se l’offerta viene annullata. Il rifiuto deve essere formulato educatamente, indicare il motivo del rifiuto, anche se inventato. La lettera di invito viene emessa secondo le regole stabilite per una lettera commerciale.

Una lettera di richiesta è una richiesta per ottenere le informazioni, i beni, i servizi, i documenti necessari, per fornire raccomandazioni, per organizzare un incontro, ecc. Quando la si redige, è necessario giustificare la necessità di soddisfare la richiesta. Può essere indirizzato a una persona fisica o giuridica specifica: un’organizzazione. Questo tipo di lettera può contenere più di una richiesta.

Una lettera di cordoglio è un’espressione di compassione per qualche triste evento o perdita: cordoglio per una morte, un incidente, ecc.

Unità di base della scrittura

L’unità di base della scrittura è il grafema. È la più piccola unità significativa, il cui aggregato è sufficiente per comporre testi, se esistono regole per il loro uso e correlazione tra loro. Per la lingua russa, i grafemi principali sono le lettere che compongono l’alfabeto (maiuscolo e minuscolo), i segni di punteggiatura e una serie di altri simboli, ad esempio i numeri.

Nella maggior parte dei sistemi di scrittura, gli elementi simbolici sono disposti in un ordine tale da consentire loro di essere combinati in formazioni più grandi: parole, acronimi (il tipo di abbreviazione è parole abbreviate, come un aeroplano, un supermercato). A causa di ciò, diventa possibile trasferire un numero di valori molto maggiore di quello che può essere visualizzato con un solo carattere.

Fonti utilizzate e link utili sull’argomento: https://assistentus.ru/forma/oficialnoe-pismo/ https://equity.today/kak-pravilno-napisat-delovoe-pismo.html https://wpsovet.ru/ obshhenie /kak-pravilno-napisat-pismo.html https://assistentus.ru/forma/delovoe-pismo/ https://www.ecsb.ru/articles/2077 http://www.nastroy.info/post/ chto -takoe-pismo-ego-znachenie-v-russkom-yazyike

Fonte di registrazione: lastici.ru