l’un des principaux est qu’une lettre officielle contient toujours tous les détails de l’expéditeur, ainsi que des données sur le destinataire;
la lettre doit également être signée par une personne spécifique;
si l’expéditeur a un sceau, il est tamponné.

De plus, les lettres officielles sont souvent formées sur des en-têtes spéciaux – cela leur donne de la solidité et souligne une fois de plus leur statut officiel.

En savoir plus sur les conditions requises

Quant aux détails sur les en-têtes officiels, il ne sera pas superflu de donner une description détaillée de cette partie du document, appelée «formulaire» dans la langue des greffiers. En particulier, les formulaires doivent toujours contenir:

nom de l’organisation d’envoi (complet et abrégé);
TIN, KPP, code OKPO, numéro de document OKUD (si disponible);
adresse (légale et postale);
numéro de téléphone de contact, numéro de fax et code postal;
l’emblème de l’État doit figurer sur les papiers à en-tête des institutions publiques, sur les en-têtes des entreprises commerciales – un logo ou un emblème;
le numéro du message sortant et la date de sa compilation;
si l’organisation a un site Web, il doit également être indiqué dans les détails, ainsi que l’adresse e-mail.

Types de newsletters

Les newsletters peuvent être très différentes:

garantie;
recommandatoire;
accompagnement;
confirmer;
réclamation;
pédagogique;
notification;
invitations, etc.

En fait, ils peuvent être rédigés pour diverses raisons et circonstances. La condition principale est leur respect de certains critères.

Il convient de garder à l’esprit que les lettres officielles sont le seul type de documents sur lequel leur nom n’est pas inscrit.

Types de lettres commerciales

Une grande variété de lettres commerciales est due au développement de l’économie de marché et au besoin croissant de transfert d’informations entre contreparties. Le courrier électronique, en raison de sa rapidité et de sa disponibilité, est fermement établi par les agences commerciales et gouvernementales. L’utilisation généralisée des messages commerciaux dans la vie quotidienne a conduit à une augmentation de leur variété. À cet égard, il n’existe pas de classification unique. Les types de lettres commerciales suivants peuvent être distingués:

Garantie. Le contenu vise à faire une demande, mais avec la fourniture d’une garantie pour le respect des obligations de sa part. Le libellé de ces lettres est le suivant: «Nous vous demandons d’expédier (livrer, fournir, etc.) les marchandises (produits, services). Nous garantissons le paiement avant le (date). “
Offre commerciale. La lettre la plus courante que les organisations utilisent dans leurs activités presque tous les jours. À la base, il s’agit d’une lettre commerciale de coopération. L’organisation initie avec une offre spécifique de partenariat à certaines conditions.
Remarquez. Le contenu vise à transmettre certaines informations nécessaires à la mise en œuvre d’une interaction ultérieure. Dans les organisations commerciales, l’exemple le plus courant d’une telle lettre est une notification de changement de détails (lorsque la banque de service est changée).
Offrir. Le texte est de nature commerciale concernant la fourniture de biens ou la prestation de services. Il s’agit d’une lettre commerciale de coopération, qui indique toutes les conditions essentielles pour un contrat d’approvisionnement et un contrat de service. Les conditions essentielles du Code civil comprennent le nom du service ou du produit, le prix, l’heure, le lieu. En l’absence de ces données, le document n’est pas considéré comme une offre, mais est appelé une offre commerciale.
Plainte (plainte officielle). Le contenu du texte vise à informer le destinataire du respect incomplet ou de mauvaise qualité des obligations. Le plus souvent, ces lettres sont accompagnées de produits défectueux. Dans les contrats standard de prestation de services ou de livraison, il existe une clause stipulant que des pénalités sont prévues en cas d’inexécution ou de mauvaise exécution des obligations. Le compte à rebours pour le calcul des pénalités commence à partir du moment de l’envoi d’une réclamation écrite.
Lettre de motivation. Un exemple est un inventaire des pièces jointes aux enveloppes. Il est le plus souvent utilisé lors de l’envoi d’un colis de documents par courrier. En cas d’envoi de documents de participation aux appels d’offres, la liste des investissements est obligatoire.
Confirmation de réception des documents et lettres. Fait preuve de respect, est considéré comme une bonne forme et est facultatif.
Demande. Le texte contient une demande. Commence par les mots «s’il vous plaît», «s’il vous plaît». La demande la plus courante consiste à renvoyer les documents comptables. Lors de la livraison des produits, les factures et les factures n’atteignent souvent pas le service comptable (elles n’ont pas été envoyées avec la cargaison, transférées à une personne incompétente, etc.). Par conséquent, il est courant de demander à dupliquer ces documents.
Rappel. Le contenu du texte notifie l’approche d’un certain moment (délai d’exécution des obligations, expiration du contrat, date de l’événement, etc.). Un exemple d’une telle lettre est une notification des compagnies d’assurance concernant l’expiration de la police. Cette courtoisie est à la fois de nature informative et constitue une offre commerciale sur la possibilité de recourir à nouveau aux services de l’entreprise. C’est pratique car il est possible de prolonger poliment et discrètement le contrat.
Félicitations. Une lettre commerciale dont le contenu vise à vous féliciter pour vos vacances.
Une invitation. Les plus courantes sont les invitations à des conférences et des expositions. Un autre outil supplémentaire réussi pour rappeler à votre partenaire vous-même pour une coopération plus approfondie.

Rédaction d’une lettre commerciale

Avant de rédiger une lettre commerciale, vous devez connaître les exigences en matière de structure, de style et de design. L’impression d’un document bien écrit peut être gâchée par un seul défaut. La rédaction d’une lettre commerciale nécessite la connaissance de tous ses détails qui seront saisis.

Style d’écriture d’entreprise

Lors de la rédaction de lettres, un style commercial formel est approprié. La langue des lettres commerciales se distingue par les caractéristiques suivantes:

l’exactitude de la présentation de l’information;
formalité;
présentation significative mais concise;
objectivité et structuration.

Essayez de communiquer votre point de vue en phrases courtes et simples. Ne surchargez pas le texte avec des adjectifs, concentrez-vous sur les verbes. Vous ne devez pas utiliser de termes hautement spécialisés et peu connus qui peuvent être incompréhensibles pour le lecteur. Cela entraînera le rejet du destinataire de la lettre. Utilisez des mots simples.

Le style d’écriture commercial exclut les textes non informatifs et «aqueux». Autant de détails et de faits que possible. Ne conduisez pas à l’extrémité avec des virages longs et inutiles. Cependant, évitez d’avoir des paragraphes illogiques et incohérents. Chaque paragraphe doit véhiculer une pensée spécifique. Les expressions participales et adverbiales doivent également être exclues. Vérifiez ce qui est écrit à l’oreille. La rédaction commerciale vient avec du temps et de l’expérience. En suivant les règles de base, vous saurez comment rédiger une lettre commerciale et maîtriserez les compétences de rédaction de documents officiels sur n’importe quel sujet.

Articles recommandés pour vous:

Déformation de la personnalité professionnelle
Les métiers les plus insolites – 101 emplois (exemples), photos et descriptions
Profession – pilote de drone. Salaires, formation, postes vacants
Liste des métiers nouveaux et prometteurs du futur
Comment utiliser la règle de Pareto 80/20

Début de la lettre

Il n’est pas nécessaire de faire une longue introduction au début de la lettre. Il est recommandé de commencer par une salutation polie et d’aller droit au cœur du problème. Il est nécessaire de s’adresser à l’interlocuteur avec respect par nom et patronyme ou uniquement par nom. Un point d’exclamation est placé à la fin d’un appel personnel.

Après avoir lu le préambule, le destinataire doit comprendre les raisons de la création d’un tel message. Le premier paragraphe doit transmettre au lecteur le point principal du texte.

Partie principale

Le texte principal peut être placé dans le «corps» de l’e-mail ou joint en pièce jointe.

le but du message, sa signification principale;
idée principale.

La présentation doit être strictement formelle ou neutre. Vous devriez écrire des lettres de ce type, en parlant du problème existant et en décrivant les moyens possibles de le résoudre. Si une plainte est déposée, vous devez insister pour prendre des mesures pour aider à résoudre la situation. Lorsque vous proposez votre coopération, il est nécessaire de parler de toutes les options de travail conjoint.

Pour plus de commodité, vous devez diviser le texte en plusieurs paragraphes, il sera donc plus facile pour le lecteur d’étudier les informations et de tirer des conclusions. Les arguments peuvent être étayés par des preuves, mais le message ne doit pas contenir l’opinion personnelle de la personne qui l’a composé, il est plutôt nécessaire d’énoncer brièvement et sèchement toutes les circonstances. Une lettre de remerciement doit être rédigée d’une manière différente – elle doit énumérer tous les mérites du destinataire, la féliciter et exprimer sa gratitude personnelle. Vous pouvez organiser un tel message sous la forme d’une carte de vœux.

La rédaction d’une lettre avec des garanties vise à attirer une personne vers une coopération fructueuse. Ici, l’auteur dit à son interlocuteur ce qui sera fait pour lui personnellement, garantit que les promesses seront tenues.

Compléter la lettre

Une lettre compétente contient une fin logique. De brèves conclusions devraient être tirées sur le sujet à l’examen. Ici, vous pouvez contacter le destinataire avec une demande ou vous excuser auprès de lui pour tout inconvénient causé. Il est nécessaire de dire au revoir à l’interlocuteur de la manière la plus polie et la plus formelle. À la fin, vous devez écrire votre propre nom de famille, initiales, signe. À votre discrétion, vous pouvez spécifier d’autres méthodes de communication – un numéro de téléphone portable, une adresse e-mail, un site Web et le logo de l’entreprise.

Ce qui ne devrait pas être autorisé dans une lettre commerciale

Dans les lettres commerciales, un ton effronté ou frivole est tout à fait inacceptable, tout comme un texte trop sec et des «clichés» banals. Vous devez également éviter les formulations complexes, une abondance d’expressions participatives et adverbiales, une terminologie spéciale compréhensible par un cercle restreint de spécialistes.

Il est impossible d’inclure des informations non vérifiées, peu fiables et, plus encore, délibérément fausses dans la lettre.

Il convient de garder à l’esprit que ce type de messages ne fait pas seulement partie de la correspondance commerciale courante, mais aussi, dans de nombreux cas, fait référence à des documents officiels, qui peuvent par la suite acquérir le statut de légalement significatif.

Échantillons de lettres commerciales

Une lettre de remerciement est une lettre commerciale qui contient des mots de gratitude pour une raison quelconque: pour un travail professionnel, des services de haute qualité, etc. Une lettre de gratitude peut être adressée à l’organisation dans son ensemble ou à une personne en particulier. Il peut s’agir d’une lettre de réponse à une lettre d’initiative: une lettre de félicitations, une lettre d’invitation ou une lettre d’initiative rédigée de la propre initiative du compilateur.

Une lettre de garantie est une lettre commerciale non commerciale qui contient une confirmation (garantie) de l’exécution de certaines actions ou du respect de certaines conditions: le moment et le fait du paiement des produits reçus, des travaux exécutés ou des services rendus, des garanties de qualité, etc. En d’autres termes, une lettre de garantie est un moyen de garantir le respect d’une obligation par une partie à la transaction. Une lettre de garantie peut être préparée en réponse à une lettre de réclamation.

Lettre d’information – une lettre commerciale non commerciale, dont le principal objectif est d’informer, de faire de la publicité, de notifier une coopération future, la durée du contrat, des aspects des activités de l’entreprise, les produits de l’entreprise, etc. Un bulletin d’information peut servir d’outil marketing pour promouvoir les produits d’une entreprise, attirer de nouveaux clients et augmenter les ventes.

Une offre (un accord d’offre) est une offre de conclure un accord de coopération indiquant les principaux détails de la transaction: nom, quantité, qualité, prix des marchandises, conditions et délai de livraison, paiement, mode de livraison. C’est une étape préliminaire de la conclusion d’un contrat. La personne qui fait l’offre est appelée l’offrant, la personne qui accepte est appelée l’accepteur. Une offre faite à un cercle indéfini de personnes s’appelle une offre publique.

Une réclamation est une réclamation formulée lors d’une transaction en cas d’insatisfaction d’une partie sur la qualité, la quantité, l’assortiment de marchandises reçues, les délais de livraison, etc. La lettre de réclamation (réclamation) contient des réclamations contre la partie qui a violé ses obligations au titre du contrat et des réclamations pour dommages et intérêts: remplacement des marchandises défectueuses, élimination des défauts, réduction de prix, etc.

Une lettre de motivation est un type de lettre commerciale qui est rédigée lors de l’envoi de documents, de propositions commerciales, de CV, etc.

Une lettre de recommandation est un document qui représente une évaluation du candidat par son ancien directeur ou employé d’un point de vue professionnel.

La lettre de recommandation contient une brève description des compétences professionnelles, des réalisations d’une personne, de ses principales réussites au cours de ses études ou de son travail, de ses atouts. À l’aide des recommandations, l’employeur peut avoir une image plus claire de l’activité professionnelle du candidat, connaître son opinion en tant qu’employé du côté des personnes qui ont travaillé avec lui ou ont étudié avec lui. Tous les employeurs n’ont pas besoin d’une lettre de recommandation, mais lors de la recherche d’un nouvel emploi, il est préférable de prendre soin de sa disponibilité et, comme une lettre de motivation, de la joindre au CV – cela donnera plus de solidité à la candidature du candidat.

Une lettre de rappel est l’invitation du destinataire pour une autre action obligatoire non exécutée et les actions qui seront prises en cas de défaut. Une telle lettre peut contenir un rappel de paiement, concernant une dette, peut être envoyée s’il n’y a pas de réponse à une lettre envoyée plus tôt, etc. Ils rédigent une lettre de rappel dans le cas où il n’est pas possible d’atteindre le résultat souhaité à l’aide de négociations. Souvent, un rappel est aussi une demande.

Une lettre de confirmation est une lettre commerciale non commerciale qui est rédigée dans le but de confirmer la réception du matériel transféré, des informations, de la documentation, des accords précédemment conclus, etc. Cela peut se terminer par une demande, un souhait, une proposition. Une lettre de confirmation est un signe d’attention profonde et de respect pour le destinataire.

Une lettre de félicitations est une lettre commerciale non commerciale rédigée dans le but de féliciter une personne ou une organisation pour une raison quelconque: un jour férié ou une réalisation personnelle, un état, un jour férié d’entreprise, etc.

Une lettre d’invitation commerciale est une invitation à un événement: une conférence, un travail, un entretien, une exposition, une réunion, un concert, une soirée caritative, un séminaire, une réunion, etc.

Le texte de l’invitation doit contenir des informations claires et précises sur la date et le lieu de la célébration. La lettre peut être adressée à une personne ou à plusieurs à la fois.

En règle générale, une lettre d’invitation est envoyée quelques jours, voire quelques semaines avant l’événement, afin que la personne invitée ait le temps et l’occasion de prendre une décision et de se réunir pour la célébration.

Il est conseillé d’envoyer une lettre de réponse à l’offre, même si l’offre est annulée. Le refus doit être formulé poliment, indiquer la raison du refus, même s’il est inventé. La lettre d’invitation est émise conformément aux règles établies pour une lettre commerciale.

Une lettre de demande est une demande visant à obtenir les informations, biens, services, documents nécessaires, à fournir des recommandations, à organiser une réunion, etc. Lors de sa rédaction, vous devez justifier la nécessité de répondre à la demande. Il peut être adressé à une personne physique ou morale spécifique – une organisation. Ce type de lettre peut contenir plus d’une demande.

Une lettre de condoléances est une expression de sympathie pour un événement triste ou une perte: condoléances pour un décès, un accident, etc.

Unité d’écriture de base

L’unité de base de l’écriture est le graphème. C’est la plus petite unité significative, dont l’agrégat est suffisant pour composer des textes, s’il existe des règles d’utilisation et de corrélation entre eux. Pour la langue russe, les graphèmes principaux sont les lettres qui composent l’alphabet (majuscules et minuscules), les signes de ponctuation et un certain nombre d’autres symboles, par exemple des nombres.

Dans la plupart des systèmes d’écriture, les éléments symboliques sont disposés dans un ordre qui leur permet d’être combinés en des formations plus grandes: mots, acronymes (le type d’abréviation est des mots abrégés, comme un avion, un supermarché). De ce fait, il devient possible de transmettre un nombre de valeurs beaucoup plus grand que celui qui peut être affiché avec un seul symbole.

Sources utilisées et liens utiles sur le sujet: https://assistentus.ru/forma/oficialnoe-pismo/ https://equity.today/kak-pravilno-napisat-delovoe-pismo.html https://wpsovet.ru/ obshhenie /kak-pravilno-napisat-pismo.html https://assistentus.ru/forma/delovoe-pismo/ https://www.ecsb.ru/articles/2077 http://www.nastroy.info/post/ chto -takoe-pismo-ego-znachenie-v-russkom-yazyike

Source d’enregistrement: lastici.ru