uno de los principales es que una carta oficial siempre contiene los detalles completos del remitente, así como datos sobre el destinatario;
la carta también debe estar firmada por una persona específica;
si el remitente tiene un sello, está sellado.

Además, las cartas oficiales a menudo se forman en membretes especiales, lo que les da solidez y una vez más enfatiza su estatus oficial.

Más sobre requisitos

En cuanto a los detalles del membrete oficial, no será superfluo dar una descripción ampliada de esta parte del documento, denominada “formulario” en el idioma de los secretarios. En particular, los formularios siempre deben contener:

nombre de la organización de envío (completo y abreviado);
TIN, KPP, código OKPO, número de documento OKUD (si está disponible);
dirección (legal y postal);
número de teléfono de contacto, número de fax y código postal;
el emblema estatal debe estar en el membrete de las instituciones estatales, en el membrete de las empresas comerciales: un logotipo o emblema;
el número del mensaje saliente y la fecha de su compilación;
si la organización tiene un sitio web, en los detalles también debe indicarse, como la dirección de correo electrónico.

Tipos de boletines

Los boletines pueden ser muy diferentes:

garantía;
recomendatorio;
acompañamiento;
confirmando
recuperación;
instructivo;
notificación;
invitaciones, etc.

Es decir, de hecho, pueden elaborarse por diversas razones y circunstancias. La principal condición es el cumplimiento de ciertos criterios.

Hay que tener en cuenta que las cartas oficiales son el único tipo de documentos en los que no se incluye su nombre.

Tipos de cartas comerciales

Una amplia variedad de cartas comerciales se debe al desarrollo de la economía de mercado y a la creciente necesidad de transferencia de información entre contrapartes. El correo electrónico, debido a su velocidad y disponibilidad, se ha establecido firmemente por agencias comerciales y gubernamentales. El uso generalizado de mensajes comerciales en la vida cotidiana ha hecho que aumente su variedad. En este sentido, no existe una clasificación única. Se pueden distinguir los siguientes tipos de cartas comerciales:

Garantía. El contenido está orientado a realizar una solicitud, pero con la prestación de una garantía para el cumplimiento de las obligaciones por su parte. La redacción de dichas cartas es la siguiente: “Le pedimos que envíe (entregue, proporcione, etc.) los bienes (productos, servicios). Garantizamos el pago antes del (fecha) “.
Oferta comercial. La letra más común que utilizan las organizaciones en sus actividades casi todos los días. En esencia, esta es una carta comercial de cooperación. La organización inicia con una oferta específica de asociación con ciertas condiciones.
Aviso. El contenido tiene como objetivo transmitir cierta información necesaria para la implementación de una mayor interacción. En las organizaciones comerciales, el ejemplo más común de una carta de este tipo es una notificación sobre el cambio de detalles (cuando se cambia el banco de servicio).
Oferta. El texto es de carácter comercial sobre el suministro de bienes o la prestación de servicios. Esta es una carta comercial de cooperación, que indica todas las condiciones esenciales para un contrato de suministro y un contrato de servicio. Las condiciones esenciales del Código Civil incluyen el nombre del servicio o producto, precio, hora, lugar. En ausencia de estos datos, el documento no se considera una oferta, sino que se denomina oferta comercial.
Queja (queja formal). El contenido del texto tiene como objetivo notificar al destinatario sobre el cumplimiento incompleto o deficiente de las obligaciones. Muy a menudo, estas cartas van acompañadas de productos defectuosos. En los contratos estándar para la prestación de servicios o entrega, existe una cláusula que establece que existen sanciones por incumplimiento o cumplimiento indebido de obligaciones. La cuenta atrás del tiempo para calcular las sanciones comienza exactamente desde el momento en que se envía una denuncia por escrito.
Carta de presentación. Un ejemplo es un inventario de archivos adjuntos de sobres. Se utiliza con mayor frecuencia cuando se envía un paquete de documentos por correo. En caso de envío de documentos para participación en licitaciones, la lista de inversiones es obligatoria.
Confirmación de recepción de documentos y cartas. Muestra respeto, se considera de buena forma y es opcional.
Solicitar. El texto contiene una solicitud. Comienza con las palabras “Por favor”, “Por favor”. La solicitud más común es reenviar documentos contables. Al entregar productos, las facturas y las facturas a menudo no llegan al departamento de contabilidad (no se enviaron junto con la carga, se transfirieron a una persona incompetente, etc.). Por lo tanto, es una práctica común solicitar la duplicación de estos documentos.
Recordatorio. El contenido del texto notifica acerca del acercamiento de un momento determinado (fecha límite para el cumplimiento de obligaciones, vencimiento del contrato, fecha del evento, etc.). Un ejemplo de una carta de este tipo es una notificación de las compañías de seguros sobre el vencimiento de la póliza. Esta cortesía es de naturaleza informativa y es una oferta comercial para la oportunidad de volver a utilizar los servicios de la empresa. Es conveniente porque existe la posibilidad de extender el contrato de manera cortés y discreta.
Felicidades. Una carta comercial, cuyo contenido está destinado a felicitarlo por cualquier día festivo.
Una invitación. Las más frecuentes son las invitaciones a conferencias y exposiciones. Otra herramienta adicional exitosa para recordarle a su pareja sobre usted mismo para una mayor cooperación.

Redactar una carta comercial

Antes de redactar una carta comercial, debe conocer los requisitos de estructura, estilo y diseño. La impresión de un documento bien redactado puede estropearse con un solo defecto. Escribir una carta comercial requiere el conocimiento de todos los detalles que se ingresarán.

Estilo de escritura empresarial

Al escribir cartas, el estilo formal de negocios es apropiado. El idioma de las cartas comerciales se distingue por las siguientes características:

precisión de la presentación de la información;
formalidad;
presentación significativa pero concisa;
objetividad y estructuración.

Intente comunicar la esencia del asunto en frases cortas y sencillas. No sobrecargues el texto con adjetivos, céntrate en los verbos. No debe utilizar términos muy especializados y poco conocidos que puedan resultar incomprensibles para el lector. Esto provocará el rechazo del destinatario de la carta. Utilice palabras sencillas.

El estilo comercial de la escritura excluye los textos poco informativos y “acuosos”. Tantos detalles y hechos como sea posible. No conduzca a la parte final con giros largos e innecesarios. Sin embargo, evite tener párrafos ilógicos e inconsistentes. Cada párrafo debe transmitir un pensamiento específico. También deben excluirse las expresiones participiales y adverbiales. Comprueba lo que está escrito de oído. La redacción de negocios viene con tiempo y experiencia. Siguiendo las reglas básicas, sabrá cómo escribir una carta comercial y dominará las habilidades para redactar documentos oficiales de cualquier tema.

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Principio de la carta

No es necesario hacer una larga introducción al principio de la carta. Se recomienda que comience con un saludo cortés y vaya directo al meollo del problema. Es necesario dirigirse al interlocutor con respeto por nombre y patronímico o solo por apellido. Se coloca un signo de exclamación al final de una apelación personal.

Después de leer el preámbulo, el destinatario debe comprender las razones para crear dicho mensaje. El primer párrafo debe transmitir al lector el punto principal del texto.

Parte principal

El texto principal puede colocarse en el “cuerpo” del correo electrónico o adjuntarse como archivo adjunto.

el propósito del mensaje, su significado principal;
Idea principal.

La presentación debe ser estrictamente formal o neutral. Debes escribir cartas de este tipo, hablando del problema existente y describiendo posibles formas de resolverlo. Si se presenta una queja, debe insistir en tomar algunas medidas para ayudar a resolver la situación. Al proponer su cooperación, debe informar sobre todas las opciones para el trabajo conjunto.

Por conveniencia, debe dividir el texto en varios párrafos, de modo que al lector le resulte más fácil estudiar la información y sacar conclusiones. Los argumentos pueden apoyarse en pruebas, pero el mensaje no debe contener la opinión personal de la persona que lo redactó, sino que es necesario exponer breve y secamente todas las circunstancias. Una carta de agradecimiento debe escribirse de una manera diferente: debe enumerar todos los méritos del destinatario, elogiarlo y expresar gratitud personal. Puede organizar dicho mensaje en forma de tarjeta de felicitación.

Escribir una carta con garantías tiene como objetivo atraer a una persona a una cooperación fructífera. Aquí el autor le dice a su interlocutor lo que se hará por él personalmente, garantiza que se cumplirán las promesas.

Completando la carta

Una carta competente contiene un final lógico. Deben extraerse breves conclusiones sobre el tema en cuestión. Aquí puede ponerse en contacto con el destinatario con una solicitud o disculparse con él por las molestias ocasionadas. Es necesario despedirse del interlocutor de la manera más educada y formal. Al final, debe escribir su propio apellido, iniciales, signo. A su discreción, puede especificar métodos de comunicación adicionales: un número de teléfono móvil, una dirección de correo electrónico, un sitio web y el logotipo de la empresa.

Qué no debe permitirse en una carta comercial

En las cartas comerciales, un tono descarado o frívolo es completamente inaceptable, al igual que un texto demasiado seco y “clichés” banales. También debe evitar las formulaciones complejas, la abundancia de expresiones participiales y adverbiales, terminología especial que es comprensible para un círculo estrecho de especialistas.

Es imposible incluir información no verificada, poco confiable y, más aún, deliberadamente falsa en la carta.

Hay que tener en cuenta que este tipo de mensajes no solo forma parte de la correspondencia comercial rutinaria, sino que también, en muchos casos, se refiere a documentos oficiales, que posteriormente pueden adquirir la condición de legalmente significativos.

Ejemplos de cartas comerciales

Una carta de agradecimiento es una carta comercial que contiene palabras de agradecimiento por algún motivo: por trabajo profesional, servicios de alta calidad, etc. Se puede enviar una carta de agradecimiento a la organización en su conjunto oa una persona específica. Puede ser una carta de respuesta a una carta de iniciativa: una carta de felicitación, una carta de invitación o una carta de iniciativa escrita por iniciativa propia del compilador.

Una carta de garantía es una carta comercial no comercial que contiene una confirmación (garantía) de la realización de algunas acciones o el cumplimiento de determinadas condiciones: el momento y el hecho de pago de los productos recibidos, trabajos realizados o servicios prestados, garantías de calidad, etc. En otras palabras, una carta de garantía es una forma de garantizar el cumplimiento de una obligación por parte de una parte de la transacción. Se puede preparar una carta de garantía en respuesta a una carta de reclamación.

Carta de información: una carta comercial no comercial, cuyo objetivo principal es informar, publicitar, notificar sobre una mayor cooperación, la duración del contrato, los aspectos de las actividades de la empresa, los productos de la empresa, etc. Un boletín puede actuar como una herramienta de marketing para promover los productos de una empresa, atraer nuevos clientes y aumentar las ventas.

Una oferta (un acuerdo de oferta) es una oferta para celebrar un acuerdo de cooperación indicando los principales detalles de la transacción: nombre, cantidad, calidad, precio de los bienes, condiciones y tiempo de entrega, pago, método de entrega. Es una etapa preliminar de la celebración de un contrato. La persona que hace la oferta se llama oferente, el receptor se llama aceptador. Una oferta hecha a un círculo indefinido de personas se llama oferta pública.

Una reclamación es una reclamación que se elabora cuando se realiza una transacción en caso de que una de las partes no esté satisfecha con la calidad, cantidad, surtido de mercancías recibidas, plazos de entrega, etc. La carta de reclamación (reclamación) contiene reclamaciones contra la parte que ha incumplido sus obligaciones contractuales y reclamaciones de indemnización por daños: sustitución de mercancía defectuosa, eliminación de defectos, rebaja de precio, etc.

Una carta de presentación es un tipo de carta comercial que se redacta al enviar documentos, propuestas comerciales, currículum, etc.

Una carta de recomendación es un documento que representa una revisión de un solicitante de empleo de su ex gerente o empleado desde un punto de vista profesional.

La carta de recomendación contiene una breve descripción de las habilidades profesionales, logros de una persona, sus principales éxitos durante sus estudios o trabajo, fortalezas. Con la ayuda de las recomendaciones, el empleador puede ver una imagen más clara de la actividad profesional del candidato, conocer la opinión de él como empleado del lado de las personas que trabajaron con él o estudiaron con él. No todos los empleadores requieren una carta de recomendación, pero al buscar un nuevo trabajo, es mejor cuidar su disponibilidad y, como una carta de presentación, adjuntarla al currículum, esto dará más solidez a la candidatura del solicitante.

Una carta de recordatorio es la solicitud del destinatario de alguna otra acción obligatoria no cumplida y las acciones que se tomarán en caso de incumplimiento. Dicha carta puede contener un recordatorio de pago, una deuda, puede enviarse si no hay respuesta a una carta enviada antes, etc. Redactan una carta de recordatorio en caso de que no sea posible lograr el resultado deseado con la ayuda de las negociaciones. A menudo, un recordatorio también es una solicitud.

Una carta de confirmación es una carta comercial no comercial que se redacta con el propósito de confirmar la recepción de materiales transferidos, información, documentación, acuerdos previamente alcanzados, etc. Puede terminar con una solicitud, un deseo, una propuesta. Una carta de confirmación es un signo de profunda atención y respeto por el destinatario.

Una carta de felicitación es una carta comercial no comercial que se redacta con el objetivo de felicitar a una persona u organización por algún motivo: una fiesta o logro personal, una fiesta estatal, corporativa, etc.

Una carta de invitación comercial es una invitación a un evento: conferencia, trabajo, entrevista, exposición, reunión, concierto, noche benéfica, seminario, reunión, etc.

El texto de la invitación debe contener información clara y específica sobre la fecha y el lugar de la celebración. La carta puede estar dirigida a una persona o a varias al mismo tiempo.

Por lo general, se envía una carta de invitación unos días o incluso semanas antes del evento, para que la persona invitada tenga tiempo y oportunidad de tomar una decisión y reunirse para la celebración.

Es recomendable enviar una carta de respuesta a la oferta, incluso si la oferta se cancela. El rechazo debe formularse cortésmente, indicar el motivo del rechazo, aunque sea inventado. La carta de invitación se emite de acuerdo con las reglas establecidas para una carta comercial.

Una carta de solicitud es una solicitud para obtener la información, bienes, servicios, documentos necesarios, para brindar recomendaciones, para organizar una reunión, etc. Al redactarla, debe justificar la necesidad de cumplir con la solicitud. Puede estar dirigido a una persona física o jurídica específica: una organización. Este tipo de carta puede contener más de una solicitud.

Una carta de condolencia es una expresión de simpatía por algún evento triste o pérdida: condolencias por una muerte, accidente, etc.

Unidad básica de escritura

La unidad básica de escritura es el grafema. Es la unidad significativa más pequeña, cuyo agregado es suficiente para componer textos, si existen reglas para su uso y correlación entre sí. Para el idioma ruso, los principales grafemas son las letras que componen el alfabeto (mayúsculas y minúsculas), signos de puntuación y una serie de otros símbolos, por ejemplo, números.

En la mayoría de los sistemas de escritura, los elementos simbólicos están dispuestos en un orden que les permite combinarse en formaciones más grandes: palabras, siglas (el tipo de abreviatura son palabras abreviadas, como un avión, un supermercado). Debido a esto, es posible transferir un número de valores mucho mayor que el que se puede mostrar con un solo carácter.

Fuentes utilizadas y enlaces útiles sobre el tema: https://assistentus.ru/forma/oficialnoe-pismo/ https://equity.today/kak-pravilno-napisat-delovoe-pismo.html https://wpsovet.ru/ obshhenie /kak-pravilno-napisat-pismo.html https://assistentus.ru/forma/delovoe-pismo/ https://www.ecsb.ru/articles/2077 http://www.nastroy.info/post/ chto -takoe-pismo-ego-znachenie-v-russkom-yazyike

Fuente de grabación: lastici.ru