Eines der wichtigsten ist, dass ein offizielles Schreiben immer die vollständigen Details des Absenders sowie Daten über den Empfänger enthält.
Der Brief muss auch von einer bestimmten Person unterschrieben sein.
Wenn der Absender ein Siegel hat, wird es abgestempelt.

Darüber hinaus werden offizielle Briefe häufig auf speziellen Briefköpfen gebildet – dies gibt ihnen Solidität und unterstreicht erneut ihren offiziellen Status.

Mehr zu den Voraussetzungen

Was die Details auf dem offiziellen Briefkopf betrifft, so ist es nicht überflüssig, eine ausführliche Beschreibung dieses Teils des Dokuments zu geben, der in der Sprache der Angestellten als “Formular” bezeichnet wird. Insbesondere sollten die Formulare immer enthalten:

Name der sendenden Organisation (vollständig und abgekürzt);
TIN, KPP, OKPO-Code, OKUD-Dokumentennummer (falls verfügbar);
Adresse (legal und postalisch);
Telefonnummer, Faxnummer und Postleitzahl kontaktieren;
Das staatliche Emblem muss sich auf den Briefköpfen staatlicher Institutionen und auf den Briefköpfen von Handelsunternehmen befinden – ein Logo oder ein Emblem.
die Nummer der ausgehenden Nachricht und das Datum ihrer Zusammenstellung;
Wenn die Organisation über eine Website verfügt, muss diese in den Details sowie die E-Mail-Adresse angegeben werden.

Arten von Newslettern

Newsletter können sehr unterschiedlich sein:

Garantie;
empfehlenswert;
Begleitet;
Bestätigung;
Rückgewinnung;
anleitend;
Benachrichtigung;
Einladungen usw.

Das heißt, sie können aus einer Vielzahl von Gründen und Umständen erstellt werden. Die Hauptbedingung ist die Einhaltung bestimmter Kriterien.

Es sollte bedacht werden, dass offizielle Briefe die einzige Art von Dokumenten sind, auf die ihr Name nicht steht.

Arten von Geschäftsbriefen

Eine Vielzahl von Geschäftsbriefen ist auf die Entwicklung der Marktwirtschaft und den wachsenden Bedarf an Informationen zwischen Gegenparteien zurückzuführen. E-Mails haben sich aufgrund ihrer Geschwindigkeit und Verfügbarkeit bei Handels- und Regierungsbehörden fest etabliert. Die weit verbreitete Verwendung von Geschäftsnachrichten im Alltag hat zu einer Zunahme ihrer Vielfalt geführt. In dieser Hinsicht gibt es keine einzige Klassifizierung. Folgende Arten von Geschäftsbriefen können unterschieden werden:

Garantie. Der Inhalt zielt darauf ab, eine Anfrage zu stellen, jedoch mit einer Garantie für die Erfüllung von Verpflichtungen seinerseits. Der Wortlaut solcher Briefe lautet wie folgt: „Wir bitten Sie, die Waren (Produkte, Dienstleistungen) zu versenden (zu liefern, bereitzustellen usw.). Wir garantieren die Zahlung bis (Datum). “
Kommerzielles Angebot. Der häufigste Brief, den Unternehmen fast täglich für ihre Aktivitäten verwenden. Im Kern handelt es sich hierbei um ein Geschäftsbrief der Zusammenarbeit. Die Organisation initiiert mit einem bestimmten Partnerschaftsangebot unter bestimmten Bedingungen.
Hinweis. Der Inhalt zielt darauf ab, bestimmte Informationen zu vermitteln, die für die Implementierung weiterer Interaktionen erforderlich sind. In kommerziellen Organisationen ist das häufigste Beispiel für ein solches Schreiben eine Benachrichtigung über die Änderung von Details (wenn die Servicebank geändert wird).
Angebot. Der Text ist kommerzieller Natur und bezieht sich auf die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen. Dies ist ein Geschäftsbrief der Zusammenarbeit, in dem alle wesentlichen Bedingungen für einen Liefervertrag und einen Servicevertrag aufgeführt sind. Zu den wesentlichen Bedingungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs gehören der Name der Dienstleistung oder des Produkts, der Preis, die Zeit und der Ort. In Ermangelung dieser Daten wird das Dokument nicht als Angebot betrachtet, sondern als kommerzielles Angebot bezeichnet.
Beschwerde (formelle Beschwerde). Der Inhalt des Textes soll den Empfänger über die unvollständige oder mangelhafte Erfüllung von Verpflichtungen informieren. Meistens werden solche Briefe von fehlerhaften Produkten begleitet. In Standardverträgen für die Erbringung von Dienstleistungen oder die Lieferung gibt es eine Klausel, die besagt, dass Strafen für die Nichterfüllung oder unzulässige Erfüllung von Verpflichtungen vorgesehen sind. Der Countdown für die Berechnung der Strafen beginnt genau ab dem Zeitpunkt des Absendens einer schriftlichen Beschwerde.
Anschreiben. Ein Beispiel ist eine Bestandsaufnahme von Umschlaganhängen. Es wird am häufigsten verwendet, wenn ein Paket von Dokumenten per Post gesendet wird. Bei der Übermittlung von Unterlagen zur Teilnahme an Ausschreibungen ist die Liste der Investitionen obligatorisch.
Bestätigung des Eingangs von Dokumenten und Briefen. Zeigt Respekt, gilt als gute Form und ist optional.
Anfrage. Der Text enthält eine Anfrage. Beginnt mit den Worten “Bitte”, “Bitte”. Die häufigste Anforderung besteht darin, die Buchhaltungsunterlagen erneut zu senden. Bei der Lieferung von Produkten erreichen Rechnungen und Rechnungen häufig nicht die Buchhaltungsabteilung (sie wurden nicht zusammen mit der Fracht gesendet, an eine inkompetente Person weitergeleitet usw.). Daher ist es üblich, diese Dokumente zu duplizieren.
Erinnerung. Der Inhalt des Textes weist auf die Annäherung eines bestimmten Zeitpunkts hin (Frist für die Erfüllung der Verpflichtungen, Ablauf des Vertrages, Datum der Veranstaltung usw.). Ein Beispiel für ein solches Schreiben ist eine Benachrichtigung von Versicherungsunternehmen über den Ablauf der Police. Diese Höflichkeit ist sowohl informativer Natur als auch ein kommerzielles Angebot über die Möglichkeit, die Dienste des Unternehmens wieder zu nutzen. Dies ist praktisch, da die Möglichkeit besteht, den Vertrag höflich und unauffällig zu verlängern.
Glückwunsch. Ein Geschäftsbrief, dessen Inhalt Sie zu jedem Urlaub beglückwünschen soll.
Eine Einladung. Am häufigsten sind Einladungen zu Konferenzen und Ausstellungen. Ein weiteres erfolgreiches zusätzliches Tool, um Ihren Partner für die weitere Zusammenarbeit an sich selbst zu erinnern.

Einen Geschäftsbrief verfassen

Bevor Sie einen Geschäftsbrief verfassen, müssen Sie die Anforderungen an Struktur, Stil und Design kennen. Der Eindruck eines gut geschriebenen Dokuments kann durch nur einen Fehler beeinträchtigt werden. Das Schreiben eines Geschäftsbriefs erfordert die Kenntnis aller Details, die eingegeben werden.

Geschäftsschreibstil

Beim Schreiben von Briefen ist ein formeller Geschäftsstil angemessen. Die Sprache der Geschäftsbriefe zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

Genauigkeit der Informationsdarstellung;
Formalität;
aussagekräftige, aber prägnante Präsentation;
Objektivität und Strukturiertheit.

Versuchen Sie, Ihren Standpunkt in kurzen, einfachen Sätzen zu kommunizieren. Überladen Sie den Text nicht mit Adjektiven, sondern konzentrieren Sie sich auf Verben. Sie sollten keine hochspezialisierten und wenig bekannten Begriffe verwenden, die für den Leser möglicherweise unverständlich sind. Dies führt zu einer Ablehnung durch den Empfänger des Briefes. Verwenden Sie einfache Wörter.

Der Geschäftsstil des Schreibens schließt nicht informative und “wässrige” Texte aus. So viele Einzelheiten und Fakten wie möglich. Führen Sie nicht mit langen und unnötigen Kurven zum Endteil. Vermeiden Sie jedoch unlogische und inkonsistente Absätze. Jeder Absatz sollte einen bestimmten Gedanken vermitteln. Partizip- und Adverbialausdrücke sollten ebenfalls ausgeschlossen werden. Überprüfen Sie, was nach Gehör geschrieben ist. Business Writing bringt Zeit und Erfahrung mit sich. Wenn Sie die Grundregeln befolgen, wissen Sie, wie Sie einen Geschäftsbrief schreiben und die Fähigkeiten beherrschen, offizielle Dokumente zu einem beliebigen Thema zu schreiben.

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Anfang des Briefes

Es ist nicht erforderlich, am Anfang des Briefes eine lange Einführung zu machen. Es wird empfohlen, dass Sie mit einer höflichen Begrüßung beginnen und das Problem auf den Punkt bringen. Es ist notwendig, den Gesprächspartner mit Namen und Patronym oder nur mit Nachnamen anzusprechen. Am Ende einer persönlichen Beschwerde wird ein Ausrufezeichen gesetzt.

Nach dem Lesen der Präambel sollte der Adressat die Gründe für die Erstellung einer solchen Nachricht verstehen. Der erste Absatz sollte dem Leser den Hauptpunkt des Textes vermitteln.

Hauptteil

Der Haupttext kann im „Text” der E-Mail platziert oder als Anhang angehängt werden.

der Zweck der Nachricht, ihre Hauptbedeutung;
Hauptidee.

Die Präsentation sollte streng formal oder neutral sein. Sie sollten Briefe dieses Typs schreiben, über das bestehende Problem sprechen und mögliche Lösungswege beschreiben. Wenn eine Beschwerde eingereicht wird, müssen Sie darauf bestehen, einige Maßnahmen zu ergreifen, um die Situation zu lösen. Wenn Sie Ihre Zusammenarbeit vorschlagen, müssen Sie alle Optionen für eine gemeinsame Arbeit angeben.

Der Einfachheit halber müssen Sie den Text in mehrere Absätze unterteilen, damit der Leser die Informationen leichter studieren und Schlussfolgerungen ziehen kann. Argumente können durch Beweise gestützt werden, aber die Nachricht sollte nicht die persönliche Meinung der Person enthalten, die sie verfasst hat, sondern es ist notwendig, alle Umstände kurz und trocken darzulegen. Ein Dankesbrief sollte anders geschrieben werden – er sollte alle Verdienste des Empfängers auflisten, ihn loben und seinen persönlichen Dank aussprechen. Sie können eine solche Nachricht in Form einer Grußkarte arrangieren.

Das Schreiben eines Briefes mit Garantien zielt darauf ab, eine Person für eine fruchtbare Zusammenarbeit zu gewinnen. Hier teilt der Autor seinem Gesprächspartner mit, was für ihn persönlich getan wird, und garantiert, dass die Versprechen erfüllt werden.

Den Brief vervollständigen

Ein kompetenter Brief enthält eine logische Endung. Zu dem betreffenden Thema sollten kurze Schlussfolgerungen gezogen werden. Hier können Sie den Adressaten mit einer Anfrage kontaktieren oder sich bei ihm für etwaige Unannehmlichkeiten entschuldigen. Es ist notwendig, sich auf höflichste und formellste Weise vom Gesprächspartner zu verabschieden. Am Ende sollten Sie Ihren eigenen Nachnamen, Initialen und Unterschriften schreiben. Sie können nach eigenem Ermessen zusätzliche Kommunikationsmethoden festlegen – eine Mobiltelefonnummer, eine E-Mail-Adresse, eine Website und ein Firmenlogo.

Was in einem Geschäftsbrief nicht erlaubt sein sollte

In Geschäftsbriefen ist ein frecher oder leichtfertiger Ton völlig inakzeptabel, genau wie zu trockener Text und banale “Klischees”. Sie sollten auch komplexe Formulierungen, die Fülle partizipativer und adverbialer Ausdrücke und eine spezielle Terminologie vermeiden, die für einen engen Kreis von Spezialisten verständlich ist.

Es ist unmöglich, unbestätigte, unzuverlässige und vor allem absichtlich falsche Informationen in den Brief aufzunehmen.

Es ist zu beachten, dass diese Art von Nachrichten nicht nur Teil der routinemäßigen Geschäftskorrespondenz ist, sondern sich in vielen Fällen auch auf offizielle Dokumente bezieht, die später den Status einer rechtlich bedeutsamen Nachricht erhalten können.

Beispiel für Geschäftsbriefe

Ein Dankesbrief ist ein Geschäftsbrief, der aus irgendeinem Grund Dankesworte enthält: für professionelle Arbeit, qualitativ hochwertige Dienstleistungen usw. Ein Dankesbrief kann an die gesamte Organisation oder an eine bestimmte Person gerichtet werden. Dies kann ein Antwortschreiben auf ein Initiativschreiben sein: ein Glückwunschschreiben, ein Einladungsschreiben oder ein Initiativschreiben, das auf eigene Initiative des Compilers geschrieben wurde.

Ein Garantiebrief ist ein nichtkommerzieller Geschäftsbrief, der eine Bestätigung (Garantie) der Durchführung einiger Maßnahmen oder die Einhaltung bestimmter Bedingungen enthält: Zeitpunkt und Tatsache der Zahlung für die erhaltenen Produkte, durchgeführten Arbeiten oder erbrachten Dienstleistungen, Qualitätsgarantien, usw. Mit anderen Worten, ein Garantieschreiben ist ein Weg, um die Erfüllung einer Verpflichtung durch eine Partei der Transaktion sicherzustellen. Ein Garantieschreiben kann als Antwort auf ein Antragsschreiben erstellt werden.

Informationsschreiben – ein nichtkommerzielles Geschäftsschreiben, dessen Hauptzweck darin besteht, die weitere Zusammenarbeit, die Vertragsdauer, Aspekte der Aktivitäten des Unternehmens, die Produkte des Unternehmens usw. zu informieren, zu bewerben, über die weitere Zusammenarbeit zu informieren. Ein Newsletter kann als Marketinginstrument dienen, um die Produkte eines Unternehmens zu bewerben, neue Kunden zu gewinnen und den Umsatz zu steigern.

Ein Angebot (eine Angebotsvereinbarung) ist ein Angebot zum Abschluss einer Kooperationsvereinbarung, in dem die wichtigsten Details der Transaktion angegeben sind: Name, Menge, Qualität, Warenpreis, Bedingungen und Lieferzeit, Zahlung, Liefermethode. Es ist eine vorläufige Phase des Vertragsabschlusses. Die Person, die das Angebot macht, wird als Anbieter bezeichnet, die akzeptierende Person wird als Akzeptor bezeichnet. Ein Angebot an einen unbestimmten Personenkreis wird als öffentliches Angebot bezeichnet.

Eine Beschwerde ist ein Anspruch, der geltend gemacht wird, wenn eine Transaktion im Falle der Unzufriedenheit einer Partei mit der Qualität, Menge, dem Sortiment der erhaltenen Waren, den Lieferzeiten usw. durchgeführt wird. Das Anspruchsschreiben (Beschwerde) enthält Ansprüche gegen die Partei, die gegen ihre vertraglichen Verpflichtungen verstoßen hat, sowie Schadensersatzansprüche: Ersatz fehlerhafter Ware, Beseitigung von Mängeln, Preissenkung usw.

Ein Anschreiben ist eine Art Geschäftsschreiben, das beim Versenden von Dokumenten, kommerziellen Vorschlägen, Lebensläufen usw. erstellt wird.

Ein Empfehlungsschreiben ist ein Dokument, das eine Überprüfung des Antragstellers von seinem früheren Vorgesetzten oder Mitarbeiter aus beruflicher Sicht darstellt.

Das Empfehlungsschreiben enthält eine kurze Beschreibung der beruflichen Fähigkeiten, der Leistungen einer Person, ihrer wichtigsten Erfolge während ihres Studiums oder ihrer Arbeit sowie ihrer Stärken. Mit Hilfe von Empfehlungen kann der Arbeitgeber ein klareres Bild der beruflichen Tätigkeit des Bewerbers sehen und die Meinung von ihm als Arbeitnehmer von Seiten der Personen herausfinden, die mit ihm gearbeitet oder studiert haben. Nicht alle Arbeitgeber benötigen ein Empfehlungsschreiben. Bei der Suche nach einer neuen Stelle ist es jedoch besser, auf deren Verfügbarkeit zu achten und diese wie ein Anschreiben dem Lebenslauf beizufügen. Dies verleiht der Kandidatur des Bewerbers mehr Solidität.

Ein Erinnerungsschreiben ist die Aufforderung des Empfängers, eine andere unerfüllte obligatorische Aktion auszuführen, sowie die Maßnahmen, die im Falle eines Ausfalls ergriffen werden. Ein solches Schreiben kann eine Zahlungserinnerung über eine Schuld enthalten, kann gesendet werden, wenn keine Antwort auf ein früher gesendetes Schreiben usw. erfolgt. Sie verfassen ein Erinnerungsschreiben für den Fall, dass es nicht möglich ist, mit Hilfe von Verhandlungen das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Oft ist eine Erinnerung auch eine Anfrage.

Ein Bestätigungsschreiben ist ein nichtkommerzielles Geschäftsschreiben, das zum Zwecke der Bestätigung des Eingangs der übertragenen Materialien, Informationen, Unterlagen, zuvor getroffenen Vereinbarungen usw. erstellt wird. Es kann mit einer Anfrage, einem Wunsch, einem Vorschlag enden. Ein Bestätigungsschreiben ist ein Zeichen tiefer Aufmerksamkeit und Respekt für den Empfänger.

Ein Glückwunschschreiben ist ein nichtkommerzielles Geschäftsschreiben, das mit dem Ziel erstellt wurde, einer Person oder Organisation aus irgendeinem Grund zu gratulieren: einem persönlichen Feiertag oder einer Leistung, einem Staat, einem Firmenfeiertag usw.

Ein Geschäftseinladungsschreiben ist eine Einladung zu einer Veranstaltung: eine Konferenz, eine Arbeit, ein Interview, eine Ausstellung, ein Treffen, ein Konzert, ein Wohltätigkeitsabend, ein Seminar, ein Treffen usw.

Der Text der Einladung muss klare und spezifische Informationen über Datum und Ort der Feier enthalten. Der Brief kann gleichzeitig an eine oder mehrere Personen gerichtet werden.

Ein Einladungsschreiben wird in der Regel einige Tage oder sogar Wochen vor der Veranstaltung verschickt, damit die eingeladene Person Zeit und Gelegenheit hat, eine Entscheidung zu treffen und sich zur Feier zu treffen.

Es ist ratsam, ein Antwortschreiben an das Angebot zu senden, auch wenn das Angebot storniert wird. Die Ablehnung muss höflich formuliert werden, den Grund für die Ablehnung angeben, auch wenn sie erfunden ist. Das Einladungsschreiben wird gemäß den für ein Geschäftsschreiben festgelegten Regeln ausgestellt.

Ein Anforderungsschreiben ist eine Anforderung, die erforderlichen Informationen, Waren, Dienstleistungen, Dokumente zu erhalten, Empfehlungen abzugeben, ein Meeting zu organisieren usw. Bei der Erstellung müssen Sie die Notwendigkeit begründen, die Anforderung zu erfüllen. Es kann an eine bestimmte Person oder juristische Person gerichtet sein – eine Organisation. Diese Art von Brief kann mehr als eine Anfrage enthalten.

Ein Beileidsschreiben ist ein Ausdruck des Mitgefühls für ein trauriges Ereignis oder einen Verlust: Beileid für einen Tod, einen Unfall usw.

Basiseinheit des Schreibens

Die Grundeinheit des Schreibens ist das Graphem. Es ist die kleinste signifikante Einheit, deren Aggregat ausreicht, um Texte zu verfassen, wenn es Regeln für deren Verwendung und Korrelation gibt. Für die russische Sprache sind die Hauptgrapheme die Buchstaben, aus denen das Alphabet besteht (Groß- und Kleinbuchstaben), Satzzeichen und eine Reihe anderer Symbole, z. B. Zahlen.

In den meisten Schriftsystemen sind symbolische Elemente in einer solchen Reihenfolge angeordnet, dass sie zu größeren Formationen kombiniert werden können: Wörter, Akronyme (die Art der Abkürzung sind abgekürzte Wörter, wie z. B. ein Flugzeug, ein Supermarkt). Dadurch wird es möglich, eine viel größere Anzahl von Werten zu übertragen, als mit nur einem Symbol angezeigt werden können.

Verwendete Quellen und nützliche Links zum Thema: https://assistentus.ru/forma/oficialnoe-pismo/ https://equity.today/kak-pravilno-napisat-delovoe-pismo.html https://wpsovet.ru/ obshhenie /kak-pravilno-napisat-pismo.html https://assistentus.ru/forma/delovoe-pismo/ https://www.ecsb.ru/articles/2077 http://www.nastroy.info/post/ chto -takoe-pismo-ego-znachenie-v-russkom-yazyike

Aufnahmequelle: lastici.ru