Die Website enthält die besten Tipps, Tricks und Lösungen für Probleme, auf die Sie möglicherweise stoßen. Geheimnisse, Lifehacks, Geschichten und alles, was mit Leben und Beziehungen zu tun hat.

Зразок ділового листа. Що таке лист, його значення в російській мові

6

Чим відрізняється офіційний лист від звичайного

Між звичайними листами і офіційними листами існує кілька відмінностей:

  1. одне з основних полягає в тому, що офіційний лист завжди містить в собі повні реквізити відправника, а також дані про одержувача;
  2. лист також обов’язково має бути підписана конкретною людиною;
  3. за наявності печатки у відправника – проштамповано.

Крім того, офіційні листи часто формуються на спеціальних фірмових бланках – це додає їм солідності і зайвий раз підкреслює їх офіційних статус.

Детальніше про реквізити

Що стосується реквізитів на офіційних бланках, то не зайвим буде дати розширене опис цієї частини документа, званої на мові діловодів «формуляром». Зокрема, в бланках завжди має бути:

  • найменування організації-відправника (повне та скорочене);
  • ІПН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (якщо він є);
  • адреса (юридична та поштова);
  • номер контактного телефону, номер факсу та індекс;
  • на бланках державних установ повинен бути державний герб, на бланках комерційних підприємств – логотип або емблема;
  • номер вихідного послання і дата його складання;
  • якщо у організації є сайт, то в реквізитах його теж потрібно позначити, як і адреса електронної пошти.

Типи інформаційних листів

Інформаційні листи можуть бути самими різними:

  • гарантійними;
  • рекомендаційними;
  • супровідними;
  • підтверджують;
  • рекламаційними;
  • інструкцій;
  • ізвещательнимі;
  • запрошеннями і т.д.

Тобто, по суті справи, вони можуть складатися з найрізноманітніших приводів і обставинам. Головна умова – їх відповідність певним критеріям.

При цьому слід мати на увазі, що офіційні листи – єдиний вид документів, на яких не ставиться їх назва.

Види ділових листів

Велика розмаїтість ділових листів обумовлено розвитком ринкової економіки і зростанням потреби передачі інформації між контрагентами. Електронна пошта, через швидкість і доступності, міцно увійшла в побут комерційних і державних структур. Масовість використання ділових послань в щоденному побуті призвело до збільшення їх різновиди. У зв’язку з цим єдина класифікація відсутня. Можна виділити наступні види ділових листів:

  1. Гарантійне. Зміст направлено на звернення з проханням, але з наданням гарантії щодо виконання зобов’язань зі свого боку. Формулювання таких листів виглядає наступним чином: «Просимо Вас відвантажити (поставити, надати і т.д.) Товар (продукцію, послугу). Оплату гарантуємо в термін до (дата) ».
  2. Комерційна пропозиція. Найпоширеніше лист, яке організації використовують при здійсненні своєї діяльності практично щодня. За своє суті це діловий лист про співпрацю. Організація виступає ініціатором з конкретною пропозицією партнерства з певними умовами.
  3. Повідомлення. Зміст направлено на донесення певної інформації, необхідної при здійсненні подальшої взаємодії. У комерційних організаціях найпоширенішим прикладом такого листа є повідомлення про зміну реквізитів (коли змінюють обслуговуючий банк).
  4. Оферта. Текст носить комерційний характер про поставку товару або надання послуг. Це діловий лист про співпрацю, в якому вказуються всі істотні умови для договору поставки і договору надання послуг. До істотних умов по Цивільному Кодексу відносяться найменування послуги або товару, ціна, термін, місце. При відсутності цих даних документ не вважається офертою, а називається комерційною пропозицією.
  5. Рекламація (офіційна претензія). Зміст тексту направлено на повідомлення одержувача про неповну або неякісне виконання зобов’язань. Найчастіше такими листами супроводжують браковану продукцію. У стандартних договорах надання послуг або поставки є пункт, в якому йдеться про те, що за невиконання або неналежне виконання зобов’язань передбачені штрафні санкції. Відлік часу для обчислення неустойок йде саме з моменту направлення письмової претензії.
  6. Супровідний лист. Прикладом є опис вкладень в конверт. Використовується найчастіше при відправці за допомогою поштових відправлень пакета документів. У разі відправлення документів для участі в тендерах опис вкладень носить обов’язковий характер.
  7. Підтвердження про отримання документів і листів. Є проявом поваги, вважається хорошим тоном і не носить обов’язкового характеру.
  8. Прохання. Текст містить звернення з проханням. Починається зі слів «Прошу», «Просимо». Найпоширенішим зверненням є прохання про повторну відправку бухгалтерських документів. При поставці продукції накладні та рахунки-фактури часто не доходять до бухгалтерії (не відправили разом з вантажем, передали неповноважним особі і т.д. ). Тому звернення з проханням продублювати ці документи є звичайною практикою.
  9. Нагадування. Зміст тексту повідомляє про наближення настання певного моменту (термін виконання зобов’язань, закінчення терміну договору, дата заходу і т.д. ). Одним із прикладів такого листа є повідомлення від страхових організацій про закінчення терміну поліса. Ця ввічливість носить під собою одночасно інформаційний характер і є комерційною пропозицією про можливість скористатися послугами компанії повторно. Зручно тим, що є ймовірність ввічливо і ненав’язливо продовжити договір.
  10. Привітання. Туристичний ваучер, зміст якого направлено на привітання з будь-яким святом.
  11. Запрошення. Найчастішими бувають запрошення на конференції та виставки. Ще один успішний додатковий інструмент нагадати про себе партнеру, для подальшої співпраці.

Складання ділового листа

Перш ніж скласти діловий лист необхідно знати вимоги до структури, стилю і його оформлення. Враження від грамотно складеного документа може зіпсувати все один недолік. Написання ділового листа вимагає знань за всіма його реквізитами, які будуть внесені.

Діловий стиль письма

При написанні листів доречний офіційно-діловий стиль. Мова ділових листів відрізняються такими рисами:

  • точність подачі інформації;
  • офіційність;
  • змістовне, але короткий виклад;
  • об’єктивність і структурованість.

Намагайтеся викладати суть справи короткими простими реченнями. Не перевантажуйте текст прикметниками, робіть упор на дієслова. Не варто застосовувати вузькоспеціалізованих і маловідомих термінів, які можуть бути незрозумілі читачеві. Це викличе відторгнення у одержувача листа. Варто використовувати прості слова.

Діловий стиль письма виключає малоінформативні і «водяні» тексти. Як можна більше конкретики і фактів. Чи не підводите до заключної частини довгими і непотрібними оборотами. Але при цьому уникайте наявність нелогічних і неузгоджених абзаців. Кожен абзац повинен нести одну певну думку. Причетні і дієприслівникові обороти також слід виключати. Перевіряйте написане на слух. Діловий стиль письма приходить з часом і досвідом. Дотримуючись основні правила, ви будете знати, як написати діловий лист і оволодієте навичками написання офіційних документів будь-якої тематики.

Рекомендовані для вас статті:

  • Професійна деформація особистості
  • Самі незвичайні професії – 101 робота (приклади), фото та описи
  • Професія – пілот дронів. Зарплати, навчання, вакансії
  • Список нових і перспективних професій майбутнього
  • Як використовувати Правило Парето 80/20

початок листи

На початку листа не потрібно робити довгого вступу. Рекомендується почати з ввічливого вітання і відразу приступати до суті проблеми. Звертатися до співрозмовника необхідно шанобливо по імені та по батькові або тільки на прізвище. В кінці особистого звернення ставиться знак оклику.

Після прочитання преамбули адресату повинні бути зрозумілі причини створення такого послання. Перший абзац повинен донести до читача основну думку, що міститься в тексті.

Основна частина

Основний текст можна розмістити в “тілі” електронного листа або прикріпити його у вигляді вкладення. Тут необхідно передати:

  • мета послання, його основний зміст;
  • головну думку.

Виклад має бути строго офіційним або нейтральним. Писати листи такого типу слід, розповідаючи про існуючу проблему і описуючи можливі способи її вирішення. Якщо пред’являється скарга, потрібно наполягти на прийнятті деяких заходів, що сприяють вирішенню ситуації. Пропонуючи свою співпрацю, необхідно розповісти про всі варіанти спільної роботи.

Для зручності потрібно розділити текст на кілька абзаців, так читачеві буде легше вивчити інформацію і зробити висновки. Аргументи можна підкріплювати доказами, але послання не повинно містити особисту думку людини, його складав, замість цього необхідно коротко і сухо викладати всі обставини. Лист подяки писати потрібно по-іншому – в ньому слід перерахувати всі заслуги одержувача, похвалити його і висловити особисту подяку. Можна оформити таке послання у вигляді вітальної листівки.

Складання листи з гарантіями направлено на те, щоб налаштувати людини на плідну співпрацю. Тут автор розповідає своєму співрозмовнику, що буде зроблено для нього особисто, гарантує, що обіцянки будуть виконані.

завершення листа

Грамотне лист містить логічну кінцівку. Слід зробити короткі висновки по даній темі. Тут можна звернутися до адресата з проханням або вибачитися перед ним за будь-які заподіяні незручності. Попрощатися зі співрозмовником необхідно в максимально ввічливій, офіційній формі. В кінці слід написати власні прізвище, ініціали, поставити підпис. На свій розсуд можна вказати додаткові способи зв’язку – номер мобільного телефону, адреса електронної пошти, сайт і логотип компанії.

Чого не можна допускати в діловому листі

У ділових листах абсолютно неприпустимий розв’язний або фривольний тон, рівно як і лишком сухий текст і банальні «штампи». Також слід уникати складних формулювань, достатку причетних і дієприкметникових оборотів, спеціальної термінології, зрозумілою вузькому колу фахівців.

У лист можна включати неперевірені, недостовірні і вже, тим більше, завідомо неправдиві відомості.

Треба мати на увазі, що такий тип послань не тільки є частиною рутинної ділової кореспонденції, а й, у багатьох випадках, відноситься до офіційних документів, які згодом можуть набути статусу юридично значимих.

Зразки ділових листів

Лист подяки – це діловий лист, яке містить слова подяки за якогось приводу: за професійну роботу, якісно надані послуги і т.п. Лист-подяка може бути адресовано організації в цілому або якогось конкретного людині. Воно може бути листом-відповіддю на ініціативне лист: лист-привітання, лист-запрошення або ініціативним листом, написаним за власною ініціативою упорядника.

Гарантійний лист – це некомерційний діловий лист, яке містить в собі підтвердження (гарантію) виконання якихось дій або дотримання певних умов: термінів і факту оплати за отриману продукцію, виконану роботу чи надані послуги, гарантії якості та інше. Іншими словами, гарантійний лист є способом забезпечення виконання зобов’язання стороною угоди. Гарантійний лист може складатися у відповідь на лист-претензію.

Інформаційний лист – некомерційне діловий лист, основною метою якого є інформування, реклама, повідомлення про подальшу співпрацю, про термін дії договору, про аспекти діяльності компанії, продукції компанії і т.п. Інформаційний лист може виступати в якості маркетингового інструменту на шляху просування продукції компанії, залучення нових клієнтів і збільшення продажів.

Оферта (договір оферти) – це пропозиція про укладення договору про співпрацю із зазначенням основних деталей угоди: найменування, кількості, якості, ціни товару, умов і терміну поставки, оплати, способу доставки. Вона є попередньою стадією укладення договору. Особа, що робить пропозицію, називають оферентом, що приймає – акцептантом. Пропозиція, зроблена невизначеному колу людей, називається публічною офертою.

Рекламація – це претензія, яка складається при здійсненні угоди в разі незадоволення однією стороною якістю, кількістю, асортиментом отриманого товару, термінами поставки і т.п. Лист-претензія (рекламація) містить претензії до сторони, яка порушила свої зобов’язання за договором і вимоги про відшкодування збитків: про заміну неякісного товару, усунення дефектів, зниження ціни та інше.

Супровідний лист – це вид ділового листа, який складається при відправці документів, комерційної пропозиції, резюме тощо

Рекомендаційний лист – це документ, який являє собою відгук про претендента з боку його колишнього керівника або співробітника з професійної точки зору.

Рекомендаційний лист містить в собі коротку характеристику професійних навичок, досягнень людини, його основних успіхів під час навчання або роботи, сильних сторін. За допомогою рекомендацій роботодавець може побачити чіткішу картину професійної діяльності кандидата, дізнатися думку про нього як про співробітника з боку людей, які з ним працювали або вчилися. Рекомендаційний лист вимагають не всі роботодавці, але при пошуку нової роботи краще все-таки подбати про його наявність і, як і супровідний лист, прикласти до резюме – це додасть велику солідність кандидатурі претендента.

Лист-нагадування – це спонукання одержувача до якогось ще невиконання обов’язкових дії і заходи, які будуть прийняті в разі невиконання зобов’язань. Такий лист може містити нагадування про оплату, про борг, може відправлятися в разі відсутності відповіді на лист, відправлений раніше і т.п. Складають лист-нагадування в тому випадку, якщо не вдається за допомогою переговорів досягти бажаного результату. Часто нагадування є одночасно проханням.

Лист-підтвердження – це некомерційний діловий лист, яке складається з метою підтвердження про отримання переданих матеріалів, інформації, документації, досягнутих раніше домовленостей і т.п. Воно може закінчуватися проханням, побажанням, пропозицією. Лист-підтвердження є знаком глибокого уваги і поваги до одержувача.

Лист-привітання – це некомерційний діловий лист, яке складається з метою привітання людини або організації по якомусь приводу: особистого свята або досягнення, державному, корпоративному свята і т.п.

Ділове Лист на фірмовому бланку – це запрошення на якийсь захід: конференцію, роботу, співбесіду, виставку, зустріч, концерт, благодійний вечір, семінар, нараду тощо

Текст запрошення повинен містити чітку і конкретну інформацію про дату і місце проведення торжества. Лист може бути адресовано як одній особі, так і декільком одночасно.

Відправляється лист-запрошення, як правило, за кілька днів або навіть тижнів до проведення заходу, щоб запрошений людина мала час і можливість прийняти рішення і зібратися на торжество.

Бажано відправляти лист-відповідь на пропозицію, навіть в разі відмови від пропозиції. Відмова необхідно сформулювати ввічливо, вказати причину відмови, нехай навіть вигадану. Оформлення листа-запрошення здійснюється згідно правил, встановлених для ділового листа.

Лист-прохання – це прохання про отримання необхідної інформації, товарів, послуг, документів, про надання рекомендацій, про організацію зустрічі та ін. При його складанні потрібно обґрунтувати необхідність виконання прохання. Воно може бути адресовано якомусь конкретному фізичній особі або юридичній особі – організації. Даний вид письма може містити в собі не одну прохання.

Лист-співчуття – це вираз співчуття з приводу якогось сумного події або втрати: співчуття з приводу смерті, аварії і т.п.

Базова одиниця письма

Базовою одиницею писемності є графема. Вона являє собою найменшу значущу одиницю, сукупності яких досить для складання текстів, якщо існують правила їх використання і співвіднесення один з одним. Для російської мови основні графеми – це букви, складові алфавіт (великі і малі), значки пунктуації та ряд інших символів, наприклад, цифри.

Зразок ділового листа. Що таке лист, його значення в російській мові

У більшості систем письма символічні елементи розташовані в такому порядку, який дозволяє об’єднати їх в більш укрупнені освіти: слова, акроніми (вид абревіатури – скорочені слова, типу літак, універсам). За рахунок цього з’являється можливість передавати набагато більше число значень, ніж те, яке можливо відобразити лише одними символами.

Використані джерела і корисні посилання по темі: https://assistentus.ru/forma/oficialnoe-pismo/ https://equity.today/kak-pravilno-napisat-delovoe-pismo.html https://wpsovet.ru/obshhenie /kak-pravilno-napisat-pismo.html https://assistentus.ru/forma/delovoe-pismo/ https://www.ecsb.ru/articles/2077 http://www.nastroy.info/post/chto -takoe-pismo-ego-znachenie-v-russkom-yazyike

Джерело запису: lastici.ru

Цей веб -сайт використовує файли cookie, щоб покращити ваш досвід. Ми припустимо, що з цим все гаразд, але ви можете відмовитися, якщо захочете. Прийняти Читати далі