um dos principais é que uma carta oficial sempre contém todos os detalhes do remetente, bem como dados sobre o destinatário;
a carta também deve ser assinada por uma pessoa específica;
se o remetente tiver um selo, ele será carimbado.

Além disso, as cartas oficiais são geralmente formadas em papéis timbrados especiais – isso lhes dá solidez e, mais uma vez, enfatiza seu status oficial.

Mais sobre os requisitos

Quanto aos detalhes sobre os papéis timbrados oficiais, não será supérfluo fazer uma descrição extensa dessa parte do documento, chamada de “formulário” na língua dos escriturários. Em particular, os formulários devem sempre conter:

nome da organização de envio (completo e abreviado);
TIN, KPP, código OKPO, número do documento OKUD (se disponível);
endereço (legal e postal);
número de telefone de contato, número de fax e código postal;
o emblema do estado deve estar em papéis timbrados de instituições estatais, em papéis timbrados de empresas comerciais – um logotipo ou emblema;
o número da mensagem de saída e a data de sua compilação;
se a organização tem um site, então nos detalhes ele também precisa ser indicado, como o endereço de e-mail.

Tipos de boletins informativos

Os boletins informativos podem ser muito diferentes:

garantia;
recomendatório;
acompanhante;
confirmando;
recuperação;
instrucional;
notificação;
convites, etc.

Isto é, de fato, eles podem ser elaborados por uma variedade de razões e circunstâncias. A principal condição é o cumprimento de determinados critérios.

Deve-se ter em mente que os ofícios são o único tipo de documento em que não consta o nome.

Tipos de cartas comerciais

A grande variedade de cartas comerciais se deve ao desenvolvimento da economia de mercado e à crescente necessidade de transferência de informações entre as contrapartes. O e-mail, devido à sua velocidade e disponibilidade, tornou-se firmemente estabelecido por agências comerciais e governamentais. O uso generalizado de mensagens de negócios na vida cotidiana levou a um aumento em sua variedade. Nesse sentido, não existe uma classificação única. Os seguintes tipos de cartas comerciais podem ser distinguidos:

Garantia. O conteúdo destina-se a fazer um pedido, mas com a prestação de garantia de cumprimento das obrigações da sua parte. A redação dessas cartas é a seguinte: “Solicitamos que você despache (entregue, forneça, etc.) as mercadorias (produtos, serviços). Garantimos o pagamento até (data). “
Oferta comercial. A carta mais comum que as organizações usam em suas atividades quase todos os dias. Basicamente, esta é uma carta comercial de cooperação. A organização inicia com uma oferta específica de parceria com certas condições.
Observe. O conteúdo visa transmitir certas informações necessárias para a implementação de futuras interações. Em organizações comerciais, o exemplo mais comum de tal carta é uma notificação sobre a mudança de detalhes (quando o banco de atendimento é alterado).
Ofereça. O texto é de natureza comercial sobre o fornecimento de bens ou a prestação de serviços. Esta é uma carta comercial de cooperação, que indica todas as condições essenciais para um contrato de fornecimento e um contrato de prestação de serviços. As condições essenciais do Código Civil incluem o nome do serviço ou produto, preço, horário, local. Na ausência desses dados, o documento não é considerado uma oferta, mas é denominado oferta comercial.
Reclamação (reclamação formal). O conteúdo do texto visa notificar o destinatário sobre o cumprimento incompleto ou de má qualidade das obrigações. Na maioria das vezes, essas cartas são acompanhadas por produtos defeituosos. Nos contratos-padrão de prestação de serviços ou entrega, existe uma cláusula que estabelece que há penalidades para o não cumprimento ou cumprimento indevido de obrigações. A contagem regressiva do tempo para cálculo das penalidades inicia-se exatamente no momento do envio da reclamação por escrito.
Carta de apresentação. Um exemplo é um inventário de anexos de envelope. É usado com mais freqüência ao enviar um pacote de documentos pelo correio. No caso de envio de documentos para participação em licitações, a lista de investimentos é obrigatória.
Confirmação de recebimento de documentos e cartas. Mostra respeito, é considerado uma boa forma e é opcional.
Solicite. O texto contém um pedido. Começa com as palavras “Por favor”, “Por favor”. A solicitação mais comum é o reenvio de documentos contábeis. Na entrega de produtos, muitas vezes as notas fiscais e notas fiscais não chegam ao departamento de contabilidade (não foram enviadas junto com a carga, transferidas para um incompetente, etc.). Portanto, é prática comum solicitar a duplicação desses documentos.
Lembrete. O conteúdo do texto informa sobre a aproximação de um determinado momento (prazo para cumprimento de obrigações, vencimento do contrato, data do evento, etc.). Um exemplo dessa carta é um aviso das seguradoras sobre o vencimento da apólice. Esta cortesia é de natureza informativa e é uma oferta comercial para a oportunidade de voltar a utilizar os serviços da empresa. É conveniente porque existe a possibilidade de estender o contrato de forma educada e discreta.
Parabéns. Uma carta comercial, cujo conteúdo se destina a parabenizá-lo em qualquer feriado.
Um convite. Os mais comuns são convites para conferências e exposições. Outra ferramenta adicional de sucesso para lembrar seu parceiro de você para uma maior cooperação.

Redigindo uma carta comercial

Antes de redigir uma carta comercial, você precisa conhecer os requisitos de estrutura, estilo e design. A impressão de um documento bem escrito pode ser prejudicada por apenas uma falha. Escrever uma carta comercial requer o conhecimento de todos os detalhes que serão inseridos.

Estilo de redação de negócios

Ao escrever cartas, o estilo formal de negócios é apropriado. A linguagem das cartas comerciais é diferenciada pelos seguintes recursos:

precisão da apresentação de informações;
formalidade;
apresentação significativa, mas concisa;
objetividade e estruturação.

Tente comunicar seu ponto de vista em frases curtas e simples. Não sobrecarregue o texto com adjetivos, concentre-se nos verbos. Você não deve usar termos altamente especializados e pouco conhecidos que podem ser incompreensíveis para o leitor. Isso causará a rejeição do destinatário da carta. Use palavras simples.

O estilo empresarial de escrita exclui textos não informativos e “aquosos”. O máximo de detalhes e fatos possíveis. Não conduza à parte final com voltas longas e desnecessárias. No entanto, evite parágrafos ilógicos e inconsistentes. Cada parágrafo deve transmitir um pensamento específico. Expressões particulares e adverbiais também devem ser excluídas. Verifique o que está escrito de ouvido. A escrita de negócios vem com o tempo e a experiência. Seguindo as regras básicas, você saberá como escrever uma carta comercial e dominar as habilidades de redação de documentos oficiais de qualquer assunto.

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Começo da carta

Não há necessidade de fazer uma longa introdução no início da carta. É recomendável que você comece com uma saudação educada e vá direto ao ponto central do problema. É necessário dirigir-se ao interlocutor com respeito pelo nome e patronímico ou apenas pelo sobrenome. Um ponto de exclamação é colocado no final de um apelo pessoal.

Depois de ler o preâmbulo, o destinatário deve compreender os motivos da criação de tal mensagem. O primeiro parágrafo deve transmitir ao leitor o ponto principal do texto.

Parte principal

O texto principal pode ser colocado no “corpo” do e-mail ou anexado como anexo.

o propósito da mensagem, seu significado principal;
Ideia principal.

A apresentação deve ser estritamente formal ou neutra. Você deve escrever cartas desse tipo, falando sobre o problema existente e descrevendo as possíveis maneiras de resolvê-lo. Se for feita uma reclamação, você precisa insistir em tomar algumas medidas para ajudar a resolver a situação. Ao propor sua cooperação, é necessário informar sobre todas as opções de trabalho conjunto.

Por conveniência, você precisa dividir o texto em vários parágrafos, para que seja mais fácil para o leitor estudar as informações e tirar conclusões. Os argumentos podem ser apoiados por evidências, mas a mensagem não deve conter a opinião pessoal da pessoa que a compôs, em vez disso, é necessário expor breve e secamente todas as circunstâncias. Uma carta de agradecimento deve ser escrita de uma maneira diferente – deve relacionar todos os méritos do destinatário, elogiá-lo e expressar sua gratidão pessoal. Você pode organizar essa mensagem na forma de um cartão de felicitações.

A redação de uma carta com garantias visa atrair a pessoa para uma cooperação frutífera. Aqui o autor informa ao seu interlocutor o que será feito por ele pessoalmente, garante que as promessas serão cumpridas.

Completando a carta

Uma carta competente contém um final lógico. Conclusões breves devem ser tiradas sobre o tópico em consideração. Aqui você pode entrar em contato com o destinatário com uma solicitação ou pedir desculpas a ele por qualquer inconveniente causado. É preciso despedir-se do interlocutor da forma mais polida e formal. No final, você deve escrever seu próprio sobrenome, iniciais, sinal. A seu critério, você pode especificar métodos adicionais de comunicação – um número de telefone celular, endereço de e-mail, site e logotipo da empresa.

O que não deve ser permitido em uma carta comercial

Em cartas comerciais, um tom atrevido ou frívolo é completamente inaceitável, assim como texto seco demais e “clichês” banais. Você também deve evitar formulações complexas, uma abundância de expressões participiais e adverbiais, terminologia especial que é compreensível para um círculo restrito de especialistas.

É impossível incluir informações não verificadas, não confiáveis e, mais ainda, deliberadamente falsas na carta.

Recorde-se que este tipo de mensagens não só faz parte da rotina da correspondência comercial, mas também, em muitos casos, refere-se a documentos oficiais, que podem posteriormente adquirir o estatuto de juridicamente significativo.

Amostra de cartas comerciais

Uma carta de agradecimento é uma carta comercial que contém palavras de agradecimento por algum motivo: por trabalho profissional, serviços de alta qualidade, etc. Uma carta de agradecimento pode ser endereçada à organização como um todo ou a uma pessoa específica. Pode ser uma carta de resposta a uma carta de iniciativa: uma carta de parabéns, uma carta de convite ou uma carta de iniciativa escrita por iniciativa do próprio compilador.

Uma carta de garantia é uma carta comercial não comercial que contém uma confirmação (garantia) da execução de algumas ações ou do cumprimento de certas condições: o momento e o fato do pagamento pelos produtos recebidos, trabalho executado ou serviços prestados, garantias de qualidade, etc. Em outras palavras, a carta de fiança é uma forma de garantir o cumprimento de uma obrigação por parte de uma parte da transação. Uma carta de garantia pode ser preparada em resposta a uma carta de reclamação.

Carta de informação – uma carta comercial não comercial, cujo objetivo principal é informar, anunciar, notificar sobre cooperação futura, a duração do contrato, aspectos das atividades da empresa, produtos da empresa, etc. Um boletim informativo pode funcionar como uma ferramenta de marketing para promover os produtos de uma empresa, atrair novos clientes e aumentar as vendas.

Uma oferta (um acordo de oferta) é uma oferta para celebrar um acordo de cooperação indicando os principais detalhes da transação: nome, quantidade, qualidade, preço da mercadoria, condições e prazo de entrega, pagamento, forma de entrega. É uma fase preliminar de celebração de um contrato. A pessoa que faz a oferta é chamada de ofertante, a pessoa que aceita é chamada de aceitante. Uma oferta feita a um círculo indefinido de pessoas é chamada de oferta pública.

A reclamação é uma reclamação que é elaborada quando uma transação é feita em caso de insatisfação de uma das partes com a qualidade, quantidade, variedade de mercadorias recebidas, prazos de entrega, etc. A carta de reclamação (reclamação) contém reclamações contra a parte que violou suas obrigações nos termos do contrato e reclamações por danos: substituição de produtos defeituosos, eliminação de defeitos, redução de preço, etc.

A carta de apresentação é um tipo de carta comercial que é elaborada no envio de documentos, propostas comerciais, currículo, etc.

Uma carta de recomendação é um documento que representa uma revisão do candidato feita por seu ex-gerente ou funcionário de um ponto de vista profissional.

Uma carta de recomendação contém uma breve descrição das habilidades profissionais, realizações de uma pessoa, seus principais sucessos durante os estudos ou trabalho, pontos fortes. Com o auxílio das recomendações, o empregador pode ter uma visão mais clara da atividade profissional do candidato, saber a opinião dele como empregado por parte das pessoas que trabalharam com ele ou estudaram com ele. Nem todos os empregadores exigem carta de recomendação, mas na hora de procurar um novo emprego é melhor cuidar da sua disponibilidade e, como uma carta de apresentação, anexá-la ao currículo – isso dará mais solidez à candidatura do candidato.

Uma carta-lembrete é o aviso do destinatário para alguma outra ação obrigatória não cumprida e as ações que serão tomadas em caso de inadimplência. Essa carta pode conter um lembrete de pagamento, uma dívida, pode ser enviada se não houver resposta a uma carta enviada anteriormente, etc. Eles redigem uma carta-lembrete caso não seja possível atingir o resultado desejado com o auxílio das negociações. Freqüentemente, um lembrete também é um pedido.

A carta de confirmação é uma carta comercial não comercial elaborada com o objetivo de confirmar o recebimento dos materiais transferidos, informações, documentação, acordos previamente firmados, etc. Pode terminar com um pedido, um desejo, uma proposta. Uma carta de confirmação é um sinal de profunda atenção e respeito pelo destinatário.

Uma carta de felicitações é uma carta comercial não comercial elaborada com o objetivo de parabenizar uma pessoa ou organização por algum motivo: um feriado pessoal ou uma realização, um estado, um feriado corporativo, etc.

Uma carta de convite comercial é um convite para um evento: uma conferência, trabalho, entrevista, exposição, reunião, concerto, noite de caridade, seminário, reunião, etc.

O texto do convite deve conter informações claras e específicas sobre a data e o local da celebração. A carta pode ser endereçada a uma pessoa ou a várias pessoas ao mesmo tempo.

A carta convite é enviada, via de regra, alguns dias ou mesmo semanas antes do evento, para que o convidado tenha tempo e oportunidade de tomar uma decisão e se reunir para a celebração.

É aconselhável enviar uma carta de resposta à oferta, mesmo que a oferta seja cancelada. A recusa deve ser formulada polidamente, indicar o motivo da recusa, ainda que inventada. A carta-convite é emitida de acordo com as regras estabelecidas para uma carta comercial.

Uma carta-pedido é um pedido para obter as informações, bens, serviços, documentos necessários, para fornecer recomendações, para organizar uma reunião, etc. Ao elaborá-la, é necessário justificar a necessidade de cumprir o pedido. Pode ser dirigido a uma pessoa física ou jurídica específica – uma organização. Este tipo de carta pode conter mais de um pedido.

Uma carta de condolências é uma expressão de simpatia por algum acontecimento ou perda triste: condolências por morte, acidente, etc.

Unidade básica de escrita

A unidade básica da escrita é o grafema. É a menor unidade significativa, cujo agregado é suficiente para compor os textos, se houver regras para seu uso e correlação entre si. Para o idioma russo, os principais grafemas são as letras que compõem o alfabeto (maiúsculas e minúsculas), sinais de pontuação e uma série de outros símbolos, por exemplo, números.

Na maioria dos sistemas de escrita, os elementos simbólicos são organizados em uma ordem que permite que sejam combinados em formações maiores: palavras, acrônimos (o tipo de abreviatura é palavras abreviadas, como um avião, um supermercado). Com isso, torna-se possível transmitir um número de valores muito maior do que aquele que pode ser exibido com apenas um símbolo.

Fontes utilizadas e links úteis sobre o tema: https://assistentus.ru/forma/oficialnoe-pismo/ https://equity.today/kak-pravilno-napisat-delovoe-pismo.html https://wpsovet.ru/ obshhenie /kak-pravilno-napisat-pismo.html https://assistentus.ru/forma/delovoe-pismo/ https://www.ecsb.ru/articles/2077 http://www.nastroy.info/post/ chto -takoe-pismo-ego-znachenie-v-russkom-yazyike

Fonte de gravação: lastici.ru