en av de viktigste er at et offisielt brev alltid inneholder fullstendige detaljer om avsenderen, samt data om mottakeren;
brevet må også være signert av en bestemt person;
hvis avsenderen har et segl, blir det stemplet.

I tillegg blir offisielle brev ofte dannet på spesielle brevhoder – dette gir dem soliditet og understreker nok en gang deres offisielle status.

Mer om rekvisita

Når det gjelder detaljene på de offisielle brevpapirene, vil det ikke være overflødig å gi en utvidet beskrivelse av denne delen av dokumentet, kalt “skjemaet” på kontoristens språk. Spesielt skal skjemaene alltid inneholde:

navnet på den avsendende organisasjonen (full og forkortet);
TIN, KPP, OKPO-kode, OKUD-dokumentnummer (hvis tilgjengelig);
adresse (juridisk og post);
kontakt telefonnummer, faksnummer og postnummer;
statens emblem må være på brevhodene til statlige institusjoner, på brevhodene til kommersielle foretak – en logo eller et emblem;
nummeret på den utgående meldingen og datoen for kompilering av den;
hvis organisasjonen har et nettsted, må det også angis i detaljene, samt e-postadressen.

Typer av nyhetsbrev

Nyhetsbrev kan være veldig forskjellige:

garanti;
anbefaling;
medfølgende;
bekrefter;
gjenvinning;
instruksjon;
melding;
invitasjoner osv.

Det vil si at de faktisk kan utarbeides av en rekke årsaker og omstendigheter. Hovedbetingelsen er at de overholder visse kriterier.

Det bør tas i betraktning at offisielle brev er den eneste typen dokumenter som ikke navnet deres er satt på.

Typer forretningsbrev

Et bredt spekter av forretningsbrev skyldes utviklingen i markedsøkonomien og det økende behovet for overføring av informasjon mellom motparter. E-post, på grunn av hastighet og tilgjengelighet, har blitt godt etablert av kommersielle og offentlige etater. Den utbredte bruken av forretningsmeldinger i hverdagen har ført til en økning i deres mangfold. I denne forbindelse er det ingen enkelt klassifisering. Følgende typer forretningsbrev kan skilles ut:

Garanti. Innholdet er rettet mot å stille en forespørsel, men med å gi en garanti for oppfyllelse av forpliktelser fra sin side. Ordlyden i slike brev er som følger: “Vi ber deg sende varene (produktene, tjenestene). Vi garanterer betaling innen (dato). “
Kommersielt tilbud. Det vanligste brevet som organisasjoner bruker i sine aktiviteter nesten hver dag. I kjernen er dette et forretningsbrev om samarbeid. Organisasjonen innleder med et spesifikt tilbud om partnerskap med visse betingelser.
Legg merke til det. Innholdet er rettet mot å formidle viss informasjon som er nødvendig i implementeringen av videre samhandling. I kommersielle organisasjoner er det vanligste eksemplet på et slikt brev et varsel om endring av detaljer (når servicebanken byttes).
Tilbud. Teksten er av kommersiell karakter om levering av varer eller levering av tjenester. Dette er et forretningsbrev om samarbeid, som indikerer alle viktige betingelser for en leveringsavtale og en serviceavtale. De grunnleggende forholdene under borgerloven inkluderer navnet på tjenesten eller produktet, pris, tid, sted. I mangel av disse dataene betraktes ikke dokumentet som et tilbud, men kalles et kommersielt tilbud.
Klager (formell klage). Innholdet i teksten er rettet mot å varsle mottakeren om ufullstendig eller dårlig kvalitet oppfyllelse av forpliktelser. Ofte er slike brev ledsaget av defekte produkter. I standardkontrakter for levering av tjenester eller levering er det en klausul som sier at det gis straffer for manglende oppfyllelse eller feil oppfyllelse av forpliktelser. Nedtellingen av tid for beregning av straffer starter fra det øyeblikket du sender en skriftlig klage.
Følgebrev. Et eksempel er en oversikt over konvoluttvedlegg. Den brukes oftest når du sender en pakke med dokumenter med posten. I tilfelle du sender dokumenter for å delta i anbud, er listen over investeringer obligatorisk.
Bekreftelse på mottak av dokumenter og brev. Viser respekt, regnes som god form og er valgfri.
Forespørsel. Teksten inneholder en forespørsel. Begynner med ordene “Please”, “Please”. Den vanligste forespørselen er å sende regnskapsdokumenter på nytt. Når du leverer produkter, kommer fakturaer og fakturaer ofte ikke til regnskapsavdelingen (de ble ikke sendt sammen med lasten, overført til en inhabil person osv.). Derfor er det vanlig praksis å be om å duplisere disse dokumentene.
Påminnelse. Innholdet i teksten varsler om tilnærmingen til et bestemt øyeblikk (frist for å oppfylle forpliktelser, kontraktens utløp, dato for hendelsen osv.). Et eksempel på et slikt brev er et varsel fra forsikringsselskaper om utløpet av forsikringen. Denne høfligheten er både informativ og er et kommersielt tilbud om muligheten til å bruke selskapets tjenester igjen. Det er praktisk fordi det er en mulighet for høflig og lite påtrengende å forlenge kontrakten.
Gratulerer. Et forretningsbrev, hvis innhold er rettet mot å gratulere deg med enhver ferie.
En invitasjon. De vanligste er invitasjoner til konferanser og utstillinger. Et annet vellykket tilleggsverktøy for å minne partneren din om deg selv for videre samarbeid.

Å skrive et forretningsbrev

Før du skriver et forretningsbrev, må du vite kravene til struktur, stil og design. Inntrykket av et velskrevet dokument kan bli ødelagt av bare en feil. Å skrive et forretningsbrev krever kunnskap om alle detaljene som skal legges inn.

Business skrivestil

Når du skriver brev, er en formell forretningsstil passende. Språket til forretningsbokstaver kjennetegnes av følgende funksjoner:

nøyaktigheten av presentasjonen av informasjon;
formalitet;
meningsfull, men kortfattet presentasjon;
objektivitet og strukturering.

Prøv å kommunisere poenget ditt i korte, enkle setninger. Ikke overbelast teksten med adjektiver, fokuser på verb. Du bør ikke bruke høyt spesialiserte og lite kjente ord som kan være uforståelige for leseren. Dette vil føre til avvisning fra mottakeren av brevet. Bruk enkle ord.

Forretningsstil for skriving ekskluderer uinformative og “vannet” tekster. Så mange detaljer og fakta som mulig. Ikke før til sluttdelen med lange og unødvendige svinger. Unngå imidlertid å ha ulogiske og inkonsekvente avsnitt. Hvert avsnitt skal formidle en bestemt tanke. Partisipp og adverbiale uttrykk bør også ekskluderes. Sjekk hva som er skrevet av øret. Forretningsskriving kommer med tid og erfaring. Ved å følge de grunnleggende reglene vil du vite hvordan du skriver et forretningsbrev og mestrer ferdighetene til å skrive offisielle dokumenter om ethvert emne.

Anbefalte artikler for deg:

Profesjonell personlighetsdeformasjon
De mest uvanlige yrkene – 101 jobber (eksempler), bilder og beskrivelser
Yrke – dronepilot. Lønn, opplæring, ledige stillinger
Liste over nye og lovende fremtidens yrker
Slik bruker du 80/20 Pareto-regelen

Begynnelsen på brevet

Det er ikke nødvendig å lage en lang introduksjon i begynnelsen av brevet. Det anbefales at du begynner med en høflig hilsen og kommer rett inn i hjertet av problemet. Det er nødvendig å henvende seg til samtalepartneren med respekt ved navn og patronym eller bare etternavn. Et utropstegn plasseres på slutten av en personlig anke.

Etter å ha lest innledningen, skal adressaten forstå årsakene til å lage en slik melding. Første avsnitt skal formidle hovedleseren til teksten til leseren.

Hoveddel

Hovedteksten kan plasseres i “brødteksten” i e-posten eller vedlegges som vedlegg.

formålet med meldingen, dens viktigste betydning;
hovedide.

Presentasjonen skal være strengt formell eller nøytral. Du bør skrive bokstaver av denne typen, snakke om det eksisterende problemet og beskrive mulige måter å løse det på. Hvis du klager, må du insistere på å ta noen tiltak for å løse situasjonen. Når du foreslår et samarbeid, er det nødvendig å fortelle om alle alternativene for felles arbeid.

For enkelhets skyld må du dele teksten i flere avsnitt, så det blir lettere for leseren å studere informasjonen og trekke konklusjoner. Argumenter kan støttes av bevis, men meldingen skal ikke inneholde den personlige oppfatningen til personen som har komponert den, i stedet er det nødvendig å kort og tørt oppgi alle omstendighetene. Et takkebrev skal skrives på en annen måte – det skal liste opp alle fordelene til mottakeren, rose det og uttrykke personlig takknemlighet. Du kan ordne en slik melding i form av et gratulasjonskort.

Å skrive et brev med garantier er rettet mot å tiltrekke en person til fruktbart samarbeid. Her forteller forfatteren sin samtalepartner hva som vil bli gjort for ham personlig, garanterer at løftene blir oppfylt.

Fullføre brevet

Et kompetent brev inneholder en logisk slutt. Det bør trekkes korte konklusjoner om det aktuelle emnet. Her kan du kontakte adressaten med en forespørsel eller be ham om unnskyldning for eventuelle ulemper. Det er nødvendig å si farvel til samtalepartneren på den mest høflige, formelle måten. På slutten bør du skrive ditt eget etternavn, initialer, tegn. Etter eget skjønn kan du spesifisere flere kommunikasjonsmetoder – et mobilnummer, e-postadresse, nettside og firmalogo.

Hva skal ikke være tillatt i et forretningsbrev

I forretningsbrev er en frekk eller useriøs tone helt uakseptabel, akkurat som for tørr tekst og banale “klisjeer”. Du bør også unngå komplekse formuleringer, en overflod av deltakende og adverbiale uttrykk, spesiell terminologi som er forståelig for en smal krets av spesialister.

Det er umulig å inkludere ubekreftet, upålitelig og, enda mer, bevisst falsk informasjon i brevet.

Man bør huske på at denne typen meldinger ikke bare er en del av rutinemessig korrespondanse, men også i mange tilfeller refererer til offisielle dokumenter, som senere kan få status som juridisk viktig.

Prøver av forretningsbrev

Et takkebrev er et forretningsbrev som inneholder takknemlige ord av en eller annen grunn: for profesjonelt arbeid, tjenester av høy kvalitet osv. Et takknemlig brev kan rettes til organisasjonen som helhet eller til en bestemt person. Det kan være et svarbrev på et initiativbrev: et gratulasjonsbrev, et invitasjonsbrev eller et initiativbrev skrevet på kompilatorens eget initiativ.

Et garantibrev er et ikke-kommersielt forretningsbrev som inneholder en bekreftelse (garanti) for utførelsen av noen handlinger eller overholdelse av visse betingelser: tidspunktet og faktumet for betaling for mottatte produkter, utført arbeid eller utførte tjenester, kvalitetsgarantier, etc. Med andre ord er et garantibrev en måte å sikre oppfyllelsen av en forpliktelse fra en part i transaksjonen. Et garantibrev kan utarbeides som svar på et krav.

Informasjonsbrev – et ikke-kommersielt forretningsbrev, hvis hovedformål er å informere, annonsere, varsle om videre samarbeid, kontraktens varighet, aspekter av selskapets aktiviteter, selskapets produkter osv. Et nyhetsbrev kan fungere som et markedsføringsverktøy for å markedsføre selskapets produkter, tiltrekke nye kunder og øke salget.

Et tilbud (en tilbudsavtale) er et tilbud om å inngå en samarbeidsavtale som angir de viktigste detaljene i transaksjonen: navn, kvantitet, kvalitet, pris på varer, betingelser og leveringstid, betaling, leveringsmåte. Det er en foreløpig fase med å inngå en kontrakt. Personen som gir tilbudet, kalles tilbyderen, den som aksepterer kalles akseptereren. Et tilbud gjort til en ubestemt krets av mennesker kalles et offentlig tilbud.

En klage er et krav som blir utarbeidet når en transaksjon blir gjort i tilfelle misnøye av en part med kvalitet, kvantitet, sortiment av mottatte varer, leveringstider osv. Kravbrevet (klage) inneholder krav mot parten som har brutt sine forpliktelser i henhold til kontrakten og krav om erstatning for erstatning: erstatning av mangelfulle varer, eliminering av mangler, prisavslag osv.

Et følgebrev er en type forretningsbrev som utarbeides når du sender dokumenter, kommersielle forslag, CV osv.

En anbefaling er et dokument som representerer en gjennomgang av søkeren fra sin tidligere leder eller ansatt fra et profesjonelt synspunkt.

Anbefalingsbrevet inneholder en kort beskrivelse av profesjonelle ferdigheter, prestasjoner til en person, hans viktigste suksesser i løpet av studiene eller arbeidet, styrker. Ved hjelp av anbefalingene kan arbeidsgiveren se et tydeligere bilde av kandidatens profesjonelle aktivitet, finne ut synspunktet fra ham som arbeidstaker fra siden til personer som jobbet sammen med ham eller studerte sammen med ham. Ikke alle arbeidsgivere krever en anbefaling, men når du leter etter en ny jobb, er det bedre å ta vare på tilgjengeligheten, og som et følgebrev, vedlegge den i CV-en – dette vil gi mer soliditet til søkerens kandidatur.

Et påminnelsesbrev er mottakerens forespørsel om en annen uoppfylt obligatorisk handling og handlingene som vil bli tatt i tilfelle mislighold. Et slikt brev kan inneholde en påminnelse om betaling, om en gjeld, kan sendes hvis det ikke er noe svar på et brev sendt tidligere, etc. De skriver et påminnelsesbrev i tilfelle det ikke er mulig å oppnå ønsket resultat ved hjelp av forhandlinger. Ofte er en påminnelse også en forespørsel.

Et bekreftelsesbrev er et ikke-kommersielt forretningsbrev som er utarbeidet med det formål å bekrefte mottakelsen av det overførte materialet, informasjon, dokumentasjon, tidligere inngåtte avtaler osv. Det kan ende med en forespørsel, et ønske, et forslag. Et bekreftelsesbrev er et tegn på dyp oppmerksomhet og respekt for mottakeren.

Et gratulasjonsbrev er et ikke-kommersielt forretningsbrev som er utarbeidet med sikte på å gratulere en person eller organisasjon av en eller annen grunn: en personlig høytid eller prestasjon, en stat, bedriftsferie osv.

Et forretningsbrev med invitasjon er en invitasjon til et arrangement: en konferanse, arbeid, intervju, utstilling, møte, konsert, veldedighetsaften, seminar, møte, etc.

Teksten til invitasjonen må inneholde klar og spesifikk informasjon om dato og sted for feiringen. Brevet kan adresseres til en person eller til flere samtidig.

Et invitasjonsbrev sendes som regel noen dager eller til og med uker før arrangementet, slik at den inviterte har tid og mulighet til å ta en beslutning og komme sammen til feiringen.

Det anbefales å sende et svarbrev til tilbudet, selv om tilbudet blir kansellert. Avslag må formuleres høflig, angi årsaken til avslaget, selv om det er gjort opp. Invitasjonsbrevet utstedes i samsvar med reglene som er etablert for et forretningsbrev.

Et forespørselsbrev er en forespørsel om å innhente nødvendig informasjon, varer, tjenester, dokumenter, for å gi anbefalinger, for å organisere et møte, etc. Når du utarbeider det, må du begrunne behovet for å oppfylle forespørselen. Det kan rettes til en bestemt person eller juridisk enhet – en organisasjon. Denne typen brev kan inneholde mer enn én forespørsel.

Et kondolansebrev er et uttrykk for sympati for en trist hendelse eller tap: kondolanse for et dødsfall, ulykke osv.

Basisenhet for skriving

Den grunnleggende skriveenheten er grafemen. Det er den minste betydningsfulle enheten, hvis aggregat er tilstrekkelig til å komponere tekster, hvis det er regler for deres bruk og korrelasjon med hverandre. For det russiske språket er hovedgrafene bokstavene som utgjør alfabetet (store og små bokstaver), skilletegn og et antall andre symboler, for eksempel tall.

I de fleste skrivesystemer er symbolske elementer ordnet i en slik rekkefølge som gjør at de kan kombineres til større formasjoner: ord, akronymer (forkortelsestypen er forkortede ord, for eksempel et fly, et supermarked). På grunn av dette blir det mulig å overføre et mye større antall verdier enn det som kan vises med bare ett symbol.

Kilder som brukes og nyttige lenker om emnet: https://assistentus.ru/forma/oficialnoe-pismo/ https://equity.today/kak-pravilno-napisat-delovoe-pismo.html https://wpsovet.ru/ obshhenie /kak-pravilno-napisat-pismo.html https://assistentus.ru/forma/delovoe-pismo/ https://www.ecsb.ru/articles/2077 http://www.nastroy.info/post/ chto -takoe-pismo-ego-znachenie-v-russkom-yazyike

Opptakskilde: lastici.ru